De nombreuses municipalités ont de la difficulté à recruter et à conserver leurs employés.
Les villes maintiennent souvent un faible niveau d’effectifs, car elles sont poussées à faire plus avec moins. Toutefois, cela oblige les employés à occuper plusieurs rôles et à assumer des charges de travail plus lourdes. Puis, ils deviennent stressés et démissionnent.
Avec autant de stress chez les employés, il n’est pas étonnant que le secteur gouvernemental ait le troisième taux de roulement le plus élevé de tous les secteurs au Canada[1]. Les municipalités qui ne s’attaquent pas à ce problème seront aux prises avec des problèmes d’inefficacité et de non-respect des niveaux de service.

 

Les municipalités se fient souvent à des technologies désuètes qui créent du travail pour les employés municipaux. Par exemple, les documents sont dispersés dans des classeurs, des bureaux et des bases de données. Puis, les employés municipaux doivent fouiller à plusieurs endroits lorsqu’ils ont besoin d’un dossier. Cela ralentit les employés et les empêche de répondre rapidement aux demandes des citoyens. La recherche d’information détourne également les employés de projets plus enrichissants qui créent de la valeur dans leur communauté.

L’analyste de l’industrie, le Gartner Group[2], a mené une enquête sur l’état du milieu de travail numérique qui a fait état de « de nombreuses preuves que le gouvernement est à la traîne, ce qui révèle des différences marquées dans le milieu de travail du gouvernement par rapport à celui de ses homologues non gouvernementaux. » Selon l’enquête, « les fonctionnaires sont fondamentalement plus insatisfaits de la technologie en milieu de travail » que les employés qui travaillent dans d’autres industries.

Un troisième facteur qui affecte la capacité des municipalités à recruter et à conserver leurs employés est la main-d’œuvre multigénérationnelle. Les milléniaux représentent actuellement le pourcentage le plus élevé de la main-d’œuvre. Cependant, d’ici 2019, la génération Z représentera 32 % de la population mondiale et dépassera en nombre les milléniaux.[3]

Avec le départ à la retraite d’un plus grand nombre de baby-boomers, la main-d’œuvre comprendra principalement les jeunes générations qui s’attendent à une technologie moderne et à des milieux de travail flexibles. Selon une récente enquête, 82 % des milléniaux ont déclaré qu’ils seraient plus loyaux envers leur employeur s’ils avaient des horaires de travail flexibles[4]. Pour ce faire, ils doivent avoir accès à une technologie qui leur permet de travailler à partir de n’importe quel appareil et de n’importe quel endroit — comme des outils sécurisés de partage de fichiers et de vidéoconférence. 

Les municipalités doivent adopter la transformation numérique si elles veulent créer un environnement enrichissant pour cette main-d’œuvre intergénérationnelle. Gartner1 ajoute : « Accélérer l’adoption de la technologie numérique en milieu de travail — et, plus globalement, une initiative de milieu de travail numérique — peut permettre aux gouvernements de recruter et de conserver leurs employés, d’améliorer la satisfaction des employés actuels, de fournir de meilleurs outils pour susciter l’engagement des employés et d’accroître leur capacité à gérer et à former leur main-d’œuvre. »

 

Trois façons de transformer votre municipalité

La transformation numérique mobilise non seulement les employés, mais elle vous aide aussi à offrir aux citoyens un service plus rapide et plus adapté. Voici trois étapes que votre municipalité peut suivre pour rationaliser ses procédures et se transformer numériquement. Cela vous aidera à augmenter la satisfaction de vos employés, à attirer de nouveaux talents et à améliorer vos relations au sein de votre communauté.

  1. Changez votre culture

La transformation numérique exige un changement de culture.

Cependant, beaucoup de gens résistent au changement et ne veulent pas utiliser de nouvelles technologies ou de nouvelles procédures. Certains dirigeants veulent conserver un bureau traditionnel où les employés arrivent à 9 h et restent assis à leur bureau toute la journée. C’est parce qu’ils associent les heures passées à un bureau à la productivité.

Toutefois, ce n’est pas toujours vrai.

Selon une étude menée par la compagnie d’assurance Canada-Vie[5], les employés qui travaillent dans des cubicules et des bureaux ouverts ressentent plus de stress que ceux qui travaillent à la maison. Parallèlement, 91 % des personnes qui travaillent à distance sont plus productives lorsqu’elles ne travaillent pas au bureau[6].

Il n’est peut-être pas possible pour tous vos employés de travailler à distance, mais vous pouvez accroître la fidélité et diminuer le roulement du personnel si vous vous concentrez sur la productivité plutôt que sur les heures. Vous pouvez améliorer votre efficacité lorsque vous permettez à vos employés de travailler facilement à partir de n’importe quel appareil ou de n’importe quel endroit. 

  1. Numérisez vos dossiers papier

Les employés municipaux sont débordés par la paperasse. Ils passent une grande partie de leur temps à chercher des documents et à les mettre à jour manuellement. La numérisation de vos dossiers papier permet aux employés de trouver l’information et de répondre rapidement aux demandes des citoyens.

La numérisation vous aide également à obtenir les avantages suivants :

  • Une sécurité accrue, car vous pouvez placer des contrôles d’accès pour déterminer qui peut consulter vos fichiers numériques.
  • Une meilleure conformité, car vous disposerez de pistes de vérification numériques sécurisées de vos dossiers.
  • Une réduction des coûts, car vous n’avez pas besoin de payer pour entreposer vos dossiers.
  • Des employés plus heureux, car ils peuvent consacrer moins de temps à l’administration et plus de temps à la communauté.
  1. Automatisez vos flux de travaux

Les flux de travaux manuels sont lents, dispendieux et sujets aux erreurs. Par exemple, un document peut rester sur le bureau de quelqu’un jusqu’à ce qu’il puisse le consulter. Cela peut entraîner des retards qui irritent à la fois les employés et les résidents.

L’automatisation des procédures, comme la facturation et les approbations, permet aux employés municipaux d’accomplir les tâches plus rapidement en réduisant les erreurs et les retouches. Les employés sont ainsi plus heureux, car leurs charges de travail et leur niveau de stress seront réduits. Les citoyens sont également plus heureux, car ils recevront de l’aide plus rapidement. 

 

Histoire de réussite : Découvrez comment la ville de Saint John (N.-B.) a réduit de 30 % les délais d’examen de ses permis

Dans le passé, la ville de Saint John, au Nouveau-Brunswick, se fiait à des systèmes sur papier pour la plupart de ses procédures, comme l’approbation des permis de construction. Les clients soumettaient leurs demandes sur papier. Puis, chaque demande était soumise à une série d’approbations. Comme le personnel travaillait dans différents édifices et ne pouvait pas partager les fichiers numériquement, l’équipe de Saint John devait envoyer les demandes à plusieurs endroits pour les approbations.

La ville de Saint John savait qu’elle devait moderniser ses procédures et les rendre plus conviviales pour les clients. Saint John a numérisé ses dossiers et a automatisé 61 de ses flux de travaux, y compris l’examen des permis de construction. Désormais, lorsqu’un client soumet une demande de permis, elle est automatiquement transmise par voie électronique à tous ceux qui doivent l’examiner. Cela réduit les délais d’approbation, car les réviseurs n’ont pas besoin d’attendre que la personne qui est devant eux dans la chaîne l’approuve. 

Grâce à ces améliorations, la ville de Saint John a réduit de 30 % les délais d’examen de ses permis. Saint John a également amélioré ses relations avec les clients, car le personnel peut approuver les permis plus rapidement et donner aux entrepreneurs une meilleure idée de la durée de la procédure d’examen. Par ailleurs, l’équipe de Saint John peut se consacrer au service de la communauté, et non à la paperasserie.

 

Souhaitez-vous moderniser vos procédures afin d’améliorer les relations avec vos employés et vos citoyens?

La transformation numérique offre aux municipalités de nombreux avantages, comme l’amélioration des taux de rétention des employés et des relations avec les citoyens. Dans de nombreux cas, vous pouvez obtenir ces avantages avec vos niveaux de financement actuels. Les économies que vous pouvez réaliser grâce à la numérisation et à l’automatisation peuvent compenser vos coûts dans d’autres domaines. Cela vous permet de libérer des fonds et de les rediriger dans votre communauté.

Découvrez comment d’autres municipalités offrent des expériences positives aux citoyens et aux employés. Visitez RicohChangeMakers.ca/Government.

 

 

[1] HR Reporter: Canada ranks 4th globally for highest employee turnover, 15 mars 2018 

[2] Gartner ID G00311278: Government CIOs Must Create a Digital Workplace to Attract and Retain the Next Generation Workforce, updated January 8, 2018

[3] Bloomberg: Gen Z Is Set to Outnumber Millennials Next Year , August 20, 2018

[4] Inc .: Why Are Millennials Hell-Bent on Flexibility at Work? January 19, 2017

[5] Canada Life Insurance Company: 9.7 million workers say their productivity is damaged by stress and anxiety , April 16, 2018

[6] TINYpulse: What Leaders Need to Know About Remote Workers , April, 2016

Learn how to solve the Rubik’s Cube with the easiest method, learning only six algorithms.