Diverse Group of Students in Conference Room raising Arms up actively participating in Seminar Teachers Body on background
L’éducation est la plate-forme qui permet aux jeunes adultes de se construire un meilleur avenir pour eux-mêmes, leur famille et leur pays. Selon une recherche d’IDC, la numérisation des flux de travaux entraîne une réduction de 17,2 % du temps consacré aux tâches liées aux documents, par semaine, soit près de 3,1 heures économisées, sur une base hebdomadaire, dans la plupart des lieux de travail *. L’arrondissement scolaire 23 (AS23) a adopté l’environnement numérique pour économiser de l’espace, augmenter la productivité des employés et mieux préparer leurs étudiants au marché du travail.
Situé dans la vallée de l’Okanagan, l’AS23 est le cinquième plus grand arrondissement de la Colombie-Britannique, au service de 22 000 élèves dans 43 écoles primaires, intermédiaires, secondaires et alternatives. L’AS23 aspire à donner à ses étudiants un environnement d’apprentissage sûr et stimulant pour les aider à devenir des membres productifs de la société. L’un de ses objectifs est d’enseigner à ses étudiants à suivre l’évolution du temps et à continuer d’apprendre tout au long de leur vie. Conformément à cette idée, l’AS23 cherchait à moderniser ses flux de travaux et à utiliser la technologie disponible pour devenir un innovateur dans le domaine de l’éducation. Il voulait rendre le personnel capable d’offrir des services de meilleure qualité à leurs étudiants.
Quelques défis auxquels l’AS23 commençait à être confronté étaient :
  • L’absence d’espace dans les salles pour le personnel en raison du nombre toujours croissant de classeurs utilisés pour stocker les informations requises;
  • L’augmentation des retards de traitement en raison du partage de documents papier nécessitant des approbations de plus d’un individu;
  • Les goulots d’étranglement dans les flux de travaux en raison de documents égarés ou d’un long processus de récupération des documents requis;
  • La distribution inefficace de l’information en raison de réseaux de communication perturbés entre le personnel, les parents et les élèves à cause du système papier;
  • Le besoin continu d’impression pour conserver des dossiers et mener des activités en classe.
Non seulement ces difficultés causaient des retards, mais elles menaient également à de la frustration de la part des membres du personnel et à des coûts d’exploitation plus élevés.
L’AS23 s’est associé à Ricoh pour identifier ces différents défis et les résoudre efficacement, en perturbant le moins possible les tâches quotidiennes au cours de la mise en œuvre. Au cours de la mise en œuvre, la priorité a été d’élaborer un système capable de préserver la confidentialité et la sécurité des documents déposés, tout en restant conformes aux lois que les établissements d’enseignement doivent respecter.

La première étape consistait à numériser leurs fichiers, dossiers et microfiches, ce qui a immédiatement permis au personnel de rechercher, trouver et partager des documents plus facilement. Ensuite, Ricoh a mis en place une solution de gestion d’impression qui a permis aux enseignants, aux administrateurs et aux étudiants de numériser leurs documents à la volée, sans avoir à imprimer quoi que ce soit. Cela a également permis un partage d’informations facile vers les systèmes déjà en place dans les salles de classe, tels que les tableaux intelligents et les ordinateurs portables, pour une expérience d’apprentissage bien meilleure. De plus, Ricoh a mis en œuvre une solution de gestion de contenu permettant à l’AS23 d’automatiser les flux de travaux et le traitement des formulaires. Cela a non seulement réduit les goulets d’étranglement et augmenté la sécurité des documents, mais a également permis d’assurer le suivi des formulaires sous forme de piste d’audit. L’AS23 a traité plus de 7 000 formulaires de parents et d’élèves en utilisant ce nouveau système. Ces processus qui pouvaient auparavant prendre des mois se font maintenant en presque une semaine. Et, plus important encore, les classeurs désordonnés ont reçu un temps mort.

L’AS23 sert 3 000 employés, donc, la réduction des coûts d’exploitation, l’amélioration de l’efficacité et l’espace de bureau supplémentaire sont tous des résultats extrêmement satisfaisants. Cependant, le plus grand succès est la satisfaction accrue des membres du personnel et des étudiants, qui sont au cœur de l’AS23 et de tout ce qu’il représente. L’AS23 a adopté la technologie et tout ce qu’elle peut apporter pour devenir un véritable phare de l’innovation dans le domaine de l’éducation. Chez Ricoh, nous célébrons les réalisations de l’AS23 et les nommons fièrement Artisans du changement de Ricoh.
Regardez cette vidéo pour découvrir comment l’AS23 a amélioré sa productivité au travail et la satisfaction de ses employés en quelques étapes faciles.