Il est facile de faire des promesses et de partager des histoires émouvantes qui font vibrer les cordes sensibles, mais ce qui rend une administration municipale réellement fructueuse, c’est de prouver à ses résidents qu’elle se soucie de leurs besoins par des actions. Cela commence par une étape simple — automatiser les flux de travaux numériques. Une recherche d’IDC a révélé que les entreprises qui numérisent leurs flux de travaux peuvent économiser 3,1 heures chaque semaine par employé sur les tâches liées aux documents, ce qui aide à augmenter leur productivité de 40,9 pour cent*.

La municipalité de Springwater est une administration municipale qui améliore son offre de services à ses résidents en priorisant des flux de travaux améliorés et plus efficaces. Springwater, une petite municipalité à seulement 100 km au nord de Toronto, est située entre la ville de Barrie et la ville de Wasaga Beach. L’une de ses principales responsabilités est de stocker des dossiers détaillés et précis que ses employés peuvent récupérer de façon efficace afin d’exécuter diverses tâches. Les informations de ces dossiers sont aussi facilement accessibles aux résidents, selon les demandes d’accès à l’information et les autres questions.

Il s’agissait d’un grand défi pour la municipalité. Les dossiers physiques disparaissaient souvent ou il y avait plusieurs versions de ces dossiers sans pouvoir identifier quelle était la plus récente version. Les réponses aux demandes des résidents étaient parfois retardées en raison de congés des employés et du processus chronophage de fouiller dans des dossiers papier. Stocker des dossiers physiques prenait beaucoup d’espace dans le bureau et la gestion d’un système de classification précise était complexe et propice aux erreurs humaines. Tous ces défis causaient des coûts d’exploitation plus élevés, gaspillaient le temps du personnel et frustraient les résidents.

La municipalité de Springwater s’est tournée vers Ricoh pour trouver une solution. Possédant une expérience approfondie d’offrir des solutions de numérisation à travers diverses industries, Ricoh a collaboré avec la municipalité afin de découvrir leurs défis précis et de mettre en œuvre un système de gestion des dossiers convivial pour les aider à atteindre leurs objectifs. La procédure inclut :

  • La numérisation de tous les anciens documents
  • La saisie des données à partir de différents dossiers originaux
  • La conception d’une procédure afin de numériser et de saisir les documents et les données à l’avenir.
  • La définition d’une méthode d’indexation pour tous les documents actuels et à l’avenir.
  • L’organisation des documents selon leurs dernières versions et la mise en œuvre d’un système qui a pour but de gérer les versions.
  • L’intégration de toutes les données et informations actuelles dans un système de gestion de contenu d’entreprise (GCE) central.
  • La définition d’une procédure pour intégrer tous les documents à l’avenir dans le GCE.

Cette procédure permet d’éliminer les dossiers redondants et les défis liés à la gestion des versions en plus de consolider toute information répétée qui pourrait causer des erreurs. Le contenu est maintenant centralisé et accessible à tous les employés, ce qui permettait de collaborer davantage à travers les secteurs et de diminuer la duplication des efforts, permettant au personnel d’économiser du temps et de réduire les coûts d’exploitation. Les dossiers n’étaient plus empilés dans un cabinet de rangement, ce qui permettait de libérer de l’espace que le personnel pouvait désormais utiliser au besoin. Un accès immédiat aux dossiers réduit le délai d’exécution afin de répondre aux demandes des résidents et de diminuer les goulots d’étranglement, même lorsque les employés sont absents pour une certaine période de temps. De plus, les employés n’avaient plus à vérifier et revérifier les rapports avant de les envoyer au conseil, ce qui économisait du temps et des efforts précieux. Le système de gestion des dossiers numériques permettait aussi au personnel de créer de nouveaux flux de travaux automatisés qui leur faisait gagner encore plus de temps. Par exemple, les demandes d’accès à l’information sont maintenant disponibles pour les résidents par des formulaires en ligne et le personnel peut traiter ces demandes bien plus rapidement grâce à un accès immédiat aux dossiers par le mécanisme de recherche centrale.

Avant tout, exécuter cette simple étape a aidé la municipalité de Springwater à améliorer ses relations avec ses résidents et sa transparence : le personnel peut rapidement et facilement répondre à toute demande de documents sur-le-champ. La municipalité de Springwater a reçu une reconnaissance considérable de l’industrie pour son leadership et son engagement à mettre en œuvre une solution de système de gestion des documents numériques première en son genre et à grande échelle qui leur ont rapporté les titres bien mérités d’innovateur et d’artisan du changement de Ricoh.

Regardez cette vidéo afin d’en apprendre plus sur la façon dont la numérisation et les flux de travaux ont aidé Springwater à offrir de meilleurs services à ses résidents..