L’automatisation des procédures d’affaires (APA) a un effet sur toutes les parties de votre entreprise.
Lorsque la mise en place de l’automatisation des procédures d’affaires se déroule bien, elle optimisera vos flux de travaux, réduira vos dépenses et améliorera votre efficacité. Cependant, si vous choisissez le mauvais partenaire pour votre APA, vous pourriez perdre le contrôle des échéanciers et des coûts de votre projet et ainsi avoir un impact négatif sur tous les services.
C’est la raison pour laquelle il est crucial de trouver le bon partenaire d’APA.
Un partenariat solide commence par l’appel d’offres du projet. Lorsque vous écrivez un appel d’offres clair, vous augmentez vos chances d’attirer un partenaire qui vous aidera à atteindre vos objectifs. Voici ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire pour obtenir du succès avec son appel d’offres :
1. Do not leave potential partners without information
Beaucoup d’organisations ne réussissent pas à présenter leur état actuel dans leurs appels d’offres. Si vous ne partagez pas cette information, vous pourriez recevoir des réponses de fournisseurs qui ne peuvent vous aider à atteindre vos objectifs.
Que voulez-vous automatiser et pourquoi?
Si vous n’êtes pas certain de l’état actuel de votre entreprise, effectuez une étude avant de produire un appel d’offres. Elle vous aidera à détecter ce qui ne fonctionne pas pour que vous puissiez établir des objectifs en ce qui concerne l’état que vous souhaitez atteindre.
2. Clearly identify goals
Votre appel d’offres devrait résumer vos objectifs et vos exigences. Par exemple, à quoi voulez-vous que votre état de fin ressemble? Quels indicateurs de rendement clés (IRC) vous serviront de mesure pour analyser vos résultats? Quelles sont vos échéances clés et vos dates importantes?
Dans leurs propositions les fournisseurs devraient mentionner de quelle façon ils vous aideront à atteindre chaque objectif. Choisissez un fournisseur qui démontre une solide compréhension de vos objectifs et peut répondre à toutes vos exigences.
3. Ne pas oublier de poser ces questions essentielles
La proposition de votre partenaire devrait faire état de la manière dont leur technologie et leur méthodologie vous aideront à atteindre vos objectifs. Voici quelques questions que tous les appels d’offres devraient poser :
- Quelle technologie l’entreprise utilise-t-elle pour automatiser les procédures? Par exemple, est-ce des logiciels libres ou propriétaires?
- Est-ce que ces outils sont reconnus? Comment ont-ils aidé des organisations semblables à la vôtre?
- Le fournisseur utilise-t-il des outils conçus précisément pour les types de procédures que vous souhaitez automatiser? Ces outils sont-ils adaptés à votre entreprise verticale ou à votre secteur d’affaires?
- Le fournisseur a-t-il les certifications requises pour effectuer votre mise en place?
- Le fournisseur utilise-t-il une méthodologie reconnue pour assurer le succès de ses projets? Comment, exactement, fournira-t-il les livrables?
- La méthodologie du fournisseur comprend-elle des étapes de planification, d’évaluation, de création de solutions, d’essai, de déploiement et de soutien continu?
- Quels risques perçoivent-ils avec la mise en place? Comment vous aideront-ils à atténuer ces risques
4. Demander des mesures de réussite
Comment pouvez-vous être certain que votre partenaire d’APA livrera la marchandise?
Demandez les IRC de projets qu’ils ont réalisés. Ces mesures vous donneront une bonne idée de si le fournisseur terminera votre projet d’APA en temps opportun et en respectant le budget tout en vous aidant à atteindre vos objectifs. Vous pouvez également demander pour des références de clients, mais les IRC sont de meilleurs indicateurs de l’expérience d’un fournisseur.
Leurs mesures de réussite devraient montrer une expérience approfondie pour concevoir des solutions d’APA. Même si l’expertise dans votre entreprise verticale est utile, elle n’est pas nécessaire. Il est plus important que votre partenaire ait travaillé dans votre secteur d’affaires. Une procédure dans un service peut avoir un effet d’entraînement sur les autres services, alors votre partenaire devrait avoir une profonde compréhension de la façon dont une seule procédure peut avoir un effet sur la totalité d’une organisation.
Éviter cette erreur fréquente d’APA
La plus grande erreur que font les organisations lorsqu’elles passent en revue des propositions d’APA est de choisir l’option la moins coûteuse.
Une bonne affaire sur papier ne se traduit pas toujours en économies lorsque le projet est terminé. Beaucoup de fournisseurs offrent un faible prix de base pour améliorer leur chance de remporter le contrat. Cependant le prix ne couvre que les produits les plus rudimentaires, alors vous payerez des extra pour des services essentiels et la personnalisation.
Évaluez plutôt tout ce que vous aurez pour le prix proposé. Choisissez un fournisseur qui livrera la marchandise en temps opportun en respectant le budget, et ce, sans frais cachés.
