Les finances sont le cœur d’une organisation.
Cependant, beaucoup d’équipes des finances utilisent des procédures manuelles inefficaces pour leurs tâches les plus importantes.
Selon une étude du groupe Aberdeen, les plus gros éléments de stress auxquels font face les équipes de comptes créditeurs comprennent la difficulté de retrouver et de gérer les documents papier ainsi que le traitement de grands volumes de travail avec le même nombre d’employés[1].
Par exemple, un employé pourrait laisser une facture sur le bureau de quelqu’un et attendre des semaines pour qu’il le signe. La facture peut être cachée sous une pile de documents ou retardée si le signataire est absent du bureau.
Le groupe Aberdeen a découvert qu’une seule facture peut prendre jusqu’à 14,3 jours à être traitée lorsque des systèmes de paiements inefficaces sont en place[2].
Les équipes des finances éprouvent également de la difficulté à collecter et concilier les données manuellement. Effectuer ces tâches cruciales à la main apporte des erreurs, des frais bancaires et des problèmes de flux de trésorerie.

Vous n’êtes pas obligé de vivre de cette façon

L’automatisation de vos tâches routinières peut améliorer votre efficacité et vous donner un accès sur demande à vos plus récentes données financières. Lorsque vous numérisez vos procédures, vous pouvez :
  • Améliorer votre flux de trésorerie
  • Fournir une meilleure expérience aux clients
  • Réduire vos coûts
  • Minimiser les erreurs et le travail en double
  • Augmenter la productivité
  • Rationaliser vos tâches liées à la conformité

Les cinq principales procédures des finances à numériser

La numérisation de vos procédures financières vous permet d’économiser du temps et ainsi vous permettre de passer moins de temps sur des tâches administratives banales et plus de temps sur des projets qui apportent de la valeur à l’entreprise.
Voici cinq secteurs dans lesquels vous pouvez numériser vos procédures et ainsi favoriser la productivité des équipes des finances :

1. La gestion des factures pour les comptes créditeurs

Si vous payez les factures manuellement, vous prenez le risque de faire des erreurs, d’oublier des paiements, de payer des frais de retard et d’être non conforme.
La numérisation de vos procédures de comptes créditeurs vous aide à rester en contrôle de toutes vos factures. Vous pourrez ainsi économiser de l’argent, puisque vous pouvez envoyer les paiements plus rapidement, éviter les frais de retard et profiter de rabais des fournisseurs.
Vous pouvez également consulter les données financières en temps réel de toute votre entreprise. Vous pouvez de cette façon mieux identifier les endroits où réduire les coûts et améliorer vos activités. Plus vous en savez sur les dépenses de votre entreprise, plus vous êtes à même de prendre des décisions financières intelligentes.

2. Les procédures quotidiennes des comptes débiteurs

Les systèmes inefficaces nuisent à votre capacité de traiter les paiements de clients rapidement. Il peut en découler des problèmes de flux de trésorerie, de surfacturation accidentelle des clients et d’incapacité à faire des prévisions précises.
Numériser vos procédures de comptes débiteurs vous aide à :
  • Enregistrer les paiements aussitôt qu’ils arrivent pour éviter d’envoyer accidentellement aux clients des avis de retard de paiement qui nuisent à vos relations.
  • Produire et envoyer des factures automatiquement, ce qui vous permet d’économiser du temps et vous aide à être payé plus rapidement.
  • Obtenir de l’information sur les incohérences et ainsi les régler rapidement.
  • Améliorer votre capacité à produire des rapports, à planifier et à faire des prévisions.
Lorsque le plus important service de messagerie du Canada a numérisé ses systèmes de comptes débiteurs, il a réduit le nombre d’étapes nécessaires pour le traitement d’un chèque de 77 %. Auparavant, le service de messagerie avait besoin de cinq jours pour traiter les chèques. Maintenant, il en a seulement besoin de deux.

3. La gestion de contenu et de documents

SI vous gardez des copies papier de vos dossiers financiers, vous savez à quel point le tout peut rapidement devenir désordonné. Lorsque vous avez besoin d’une information, vous pouvez passer des heures à fouiller dans votre bureau, des classeurs ou un entrepôt hors site pour trouver le bon document.
Ne pas avoir accès à l’information dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, peut vous ralentir. Selon une étude de PRISM, les employés de bureau gaspillent jusqu’à deux heures chaque jour à chercher des documents.
La gestion de contenu et de documents vous aide à rapidement trouver les informations, puisqu’elle rassemble tous vos dossiers numériques et papier en un seul système. La numérisation de vos dossiers peut également réduire vos coûts, étant donné que vous ne devrez plus payer pour l’entreposage de papier. Selon l’étude de PRISM, les documents papier représentent les frais généraux les plus élevés de toutes organisations.

4. Le traitement de formulaires

Les formulaires papier sont sujets aux erreurs. Si quelqu’un entre une mauvaise information, il ne vous est pas possible d’effectuer une mise à jour rapide d’un formulaire papier ou d’un PDF non modifiable. Vous devrez plutôt demander à la personne de renvoyer le formulaire. Cependant, avec l’énorme charge de travail des services des finances de nos jours, vous n’avez plus le temps d’attendre pour des informations.
La numérisation de vos états financiers, vos rapports et vos factures rationalise vos procédures. Vous pouvez faire en sorte que tous vos formulaires soient modifiables afin d’obtenir les informations dont vous avez besoin plus rapidement et réduire le travail en double. Il vous est également possible d’automatiser vos approbations pour que des flux de travaux qui prenaient auparavant plusieurs jours ne prennent que quelques minutes.

5. Les déclarations de revenus

La saison des impôts peut être le temps de l’année que vous redoutez le plus.
SI vous faites vos impôts manuellement, vous passerez des heures à chercher des fichiers, à produire des rapports et à vous assurer que tout est équilibré. Alors que votre entreprise est en croissance et qu’ainsi vos impôts deviennent plus complexes, les procédures manuelles ne suffisent plus.
La numérisation facilite la préparation des impôts en vous assurant que vous avez les données dont vous avez besoin lorsque vient le temps de les faire. Vous ne devrez plus pourchasser les gens afin d’obtenir de l’information liée aux impôts, puisque l’APA localise les dossiers de toute votre entreprise, valide les données et conserve des pistes d’audit.

Prochaines étapes

La numérisation de vos procédures financières peut vous permettre d’économiser temps et argent ainsi que de réduire la frustration.
Soyez méfiants envers toute solution qui cible seulement une procédure précise sans considération pour vos flux de travaux plus importants. Toute procédure a un effet d’entraînement sur les autres secteurs de votre entreprise, alors il vaut mieux que vous cherchiez une solution globale qui s’attaque à la base de vos problèmes.
Votre rendement du capital investi sera bien plus élevé si vous regardez la situation dans son ensemble. Si vous utilisez la numérisation comme un pansement, vous perdrez du temps, de l’argent et vous devrez tout recommencer plus tard.
Découvrez comment d’autres équipes des finances canadiennes rationalisent leurs procédures et éliminent les tâches manuelles et répétitives : visitez www.RicohChangeMakers.ca.

 

[1] Aberdeen Group, 2017: « Best-in-class Invoice Processing Capabilities », August 2017
[2] Aberdeen Group, « From the Shadows to the Forefront AP Automation and the Strategic Vision, » 2013