Les procédures d’affaires efficaces permettent d’économiser beaucoup de « vert », c’est-à-dire de l’argent et des arbres. Par l’exploitation des technologies modernes, votre entreprise peut devenir plus durable, efficace, concurrentielle et rentable.
Lorsque vous pensez aux opérations du parc d’imprimantes, les pratiques écologiques comme l’utilisation de papier recyclé, l’impression recto verso et l’équipement de bureau centralisé, afin d’augmenter le nombre d’utilisateurs par appareil vous viennent possiblement en tête. Elles sont toutes de mesures intelligentes, particulièrement lorsque vous prenez en considération :
- La moyenne du nombre de feuilles de papier utilisées annuellement par un employé de bureau : 10 0001
- Nombre de fois en moyenne qu’un document est copié : 10 fois2
- Nombre de feuilles de papier qu’un bureau utilise en moyenne chaque année : 12,1 billions3
Même si l’utilisation des matériaux conformes à EnergyStar et des imprimantes intelligentes en font beaucoup pour le développement durable et l’écologie, il y a bien plus à faire avec vos procédures d’entreprise pour avoir un effet positif sur vos bénéfices nets.
Plus d’information, moins de papier
Une stratégie de gestion du rendement de bonne qualité vous offre de la visibilité, des rapports et du contrôle tout en réduisant le volume de pages imprimées et les coûts associés. Cela occasionne une incidence positive sur la durabilité et libère votre équipe des tâches d’assistance à faible valeur et de gestion d’appareils et lui permet de contribuer à vos initiatives stratégiques de grande valeur. La gestion du rendement fournit une couche d’intelligence automatisée sur vos appareils d’impression qui élimine l’excès en plus d’améliorer la sécurité de l’information et la productivité des employés tout en vous donnant le contrôle de votre parc d’impression et de vos dépenses d’impression.
Diminuer les coûts et augmenter la sécurité pour être gagnant
Certaines entreprises adorent les documents papier et hésitent à mettre en place des services de contenu comme la gestion de contenu électronique (GCE). Cependant, être aux prises avec une culture dépendante du papier engendre plus de coûts et de gaspillage tout en augmentant le risque de fuites d’information, de bris de la sécurité et de non-conformité aux lois de réglementation comme LPRDE. L’information numérique est sécuritaire et facilement accessible pour n’importe quel utilisateur autorisé avec l’avantage supplémentaire de la création d’un cheminement de l’information pour chaque pièce d’information alors qu’elles se déplacent au sein de votre entreprise, vous pouvez ainsi avoir des informations sur qui, quoi, quand, comment et pourquoi on a accédé à l’information.
La bonne technologie peut faciliter les choses
Détenir la bonne technologie ou les bons services peut rendre le fait de se débarrasser du papier beaucoup moins pénible, et même agréable! Les services de gestion de documents (MDS) peuvent retirer les inefficacités, éliminer le gaspillage de papier et apporter des améliorations aux secteurs qui comptent le plus. Les MDS vous soulagent du fardeau de la gestion de l’impression et vous donnent plutôt la bonne information à l’endroit, au moment et de la façon dont vous la voulez. De plus les MDS vous fournissent également un point de contrôle unique afin de superviser et de gérer le rendement.
Au-delà de votre imprimante, les MDS procurent également l’infrastructure d’information optimale pour d’autres procédures liées aux documents comme la numérisation et le routage. Les documents électroniques sont plus rapides, plus justes et peuvent être livrés automatiquement sans jamais être perdus ou endommagés. Vous pouvez du même coup réduire les coûts de manière importante et obtenir des économies de matériaux.
Voyez-vous enfin la vie en vert?
Les MDS vous donnent également une analyse de base de votre impact environnemental qui peut inclure la consommation d’électricité et de papier et l’empreinte carbone y étant associée qui peut vous fournir :
- Une meilleure compréhension de l’impact environnemental de votre état actuel
- L’impact financier de vos procédures opérationnelles et de gestion de documents
- Les économies que vous pourriez réaliser
- Une feuille de route pour soutenir vos initiatives environnementales
Laissez-vous emporter par le flux de travaux
La plupart des organisations ont un besoin urgent d’automatiser leurs flux de travaux de documents manuels papier archaïques qui sont criblés d’erreurs et de retards et font, on ne sait trop comment, maintenant partie de leur culture.
Si votre milieu de travail est envahi de papier se déplaçant de personne en personne, c’est le temps de changer! Vous détenez une occasion pour automatiser les flux de travaux, éliminer le papier et simplifier beaucoup des procédures que vous devez répéter chaque jour.
Concrètement, l’automatisation des procédures d’affaires (APA) part d’une procédure commune répétable et l’automatise pour la rendre plus efficace. Avec les bons flux de travaux d’APA, vous pouvez :
- Rationaliser les procédures afin de retirer les étapes superflues et répétées
- Accéder en tout temps à la plus récente version d’un fichier facilitant ainsi le travail d’équipe
- Faire le suivi des changements de n’importe quel document et les enregistrer pour que tous soient au fait
- Simplifier le processus d’approbation pour tout, des dépenses aux demandes de financement
- Fournir automatiquement des rappels de tâches aux utilisateurs au moyen d’alertes par courriel
- Laisser tomber de nombreuses tâches manuelles subalternes
- Et bien plus encore!
Les flux de travaux électroniques automatisés vous assurent que le travail est terminé en temps opportun, par la bonne personne tout en vous fournissant une vision et une traçabilité complète de vos procédures d’affaires.
