Nous utilisons des outils numériques pour tout : du service à nos clients jusqu’à la collaboration avec notre équipe.
Cependant, malgré toutes les technologies numériques à portée de main, de nombreuses entreprises se fient toujours à des procédures manuelles inefficaces.
Par exemple, une copie papier d’une facture pourrait être ensevelie sur un bureau et oubliée pendant des semaines avant d’être enregistrée dans la base de données et que la procédure de paiement puisse commencer.
Ces procédures manuelles peuvent nuire à votre productivité et rendre votre travail frustrant. En réalité, 34 % des directeurs financiers identifiaient les « procédures manuelles » comme étant leur défi d’efficacité le plus important.
Qu’est-ce que les procédures manuelles coûtent à votre entreprise?
Les procédures manuelles sont frustrantes, mais elles peuvent également avoir un effet négatif sur toutes les parties de votre entreprise. Ces failles peuvent mener aux choses suivantes :
- Dépenser inutilement, comme payer des frais de retard sur des factures ou ne pas profiter des rabais de fournisseur
- Avoir des retenues de flux monétaire qui peuvent nuire à vos activités et vous empêcher de recueillir de nouvelles occasions d’affaires
- Être incapable de payer vos impôts à temps et correctement
- Échouer à se conformer à la réglementation
- Perdre des revenus en raison de mauvais service à la clientèle, de temps d’orientation lents et d’une augmentation des pertes
- Encaisser une diminution de la productivité, car vos employés qualifiés pourraient devoir effectuer des tâches administratives de bas niveau qui n’apporte pas de valeur à votre entreprise
5 façons de détecter les goulots d’étranglement dans vos flux de travaux
Si vous avez des points à problème dans vos flux de travaux, ce n’est pas une question de « si » une procédure rencontrera une panne, mais de « quand ».
Voici cinq façons d’identifier les goulots d’étranglement pour que vous puissiez mettre en place des mesures proactives afin de simplifier vos procédures et réduire votre risque de failles :
1. Vous êtes grandement dépendant de points de contact manuels.
Les procédures manuelles exigent beaucoup de temps et donnent lieu à beaucoup d’erreurs.
Par exemple, quelqu’un pourrait faire une erreur en classant un document ou mettre le mauvais code GL sur une facture. Il est également facile de faire des erreurs en copiant et collant des informations entre des bases de données.
Lorsque vous passez en revue vos procédures quotidiennes, prenez en note les secteurs où vous rencontrez des erreurs. Puis, demandez si vous pouvez éliminer ces erreurs par l’automatisation.
2. Vous faites face constamment à des retards.
Les technologies numériques d’aujourd’hui nous donnent de la satisfaction instantanément.
Nous n’avons pas besoin de nous rendre au club vidéo, car nous pouvons visionner des films sur Netflix. Si nous demeurons dans une grande ville, nous pouvons commander un article sur Amazon le matin et le recevoir avant le souper.
Faire des affaires au rythme de la vie n’est maintenant plus une simple option : vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs s’y attendent. Les retards dans vos procédures peuvent nuire à ces relations.
Faites-vous régulièrement face à des failles?
Par exemple, éprouvez-vous de la difficulté à payer des factures si la personne qui doit donner son approbation est en vacances? Ou des procédures d’orientation lentes causent-elles la perte de clients?
Demandez-vous si l’automatisation de ces procédures vous aidera à travailler plus rapidement et plus intelligemment, tout en améliorant la qualité de votre service
3. Vos procédures impliquent un grand nombre d’étapes.
Plus le nombre d’étapes incluses dans une procédure est élevé, plus les possibilités d’erreurs sont grandes. Il est presque impossible que les choses se passent aisément lorsque vos données se déplacent entre des systèmes, des équipes et des points de contact différents.
L’automatisation de vos flux de travaux peut réduire de beaucoup le nombre d’étapes (et de temps) requis pour accomplir une tâche. Par exemple, le service de messagerie le plus important du Canada a automatisé ses systèmes de CD et a ainsi réduit le nombre des étapes pour le traitement d’un chèque de 77 %. Lors de périodes de pointe, l’équipe des comptes débiteurs prenait auparavant cinq jours pour traiter un chèque alors que maintenant elle n’en prend que deux.
Lesquelles de vos procédures requièrent trop d’étapes?
4. Des points uniques à problème vous exposent aux risques.
