Faciliter l’approvisionnement en éducation

Facilitate the supply of education

Post-secondary institutions require several articles to serve their student body and faculties. These items have to get somewhere. This process can be extremely complex and messy – wasting time and money. Ricoh can scan this process and help you make sure you get the tools you want at the price you want to pay.

When it comes to supply, the list is long. A short reflection quickly makes it possible to resurge a rather long list:

• Hundreds of textbooks
• Teaching materials (eg, chalk, markers, etc.)
• Classroom furniture (eg, chairs, desks, tables, etc.)
• Food for student shops, cafeterias and special events
• Equipment and tools for maintenance and special private projects

Universities and colleges purchase these items from different stores and organizations from around the world. It is a demanding process that can easily become painful if there is no proper tracking system.

Ricoh can put you on the right track

Some challenges may emerge from an irregular or manual process:

• Since the use of resources is not followed, there is no data about how and when they are used. This not only makes it more difficult to bill the right people, but it also means that you can not collect information about why people are using one thing over another.
• Often, purchases are made by individual departments, with little communication between them regarding procurement. A service can spend hours, days, and even weeks searching for an article or wondering which one to get for a specific task. Meanwhile, this search may have already been done by another service. It is a huge waste of money and time and is a source of unnecessary stress. Also, if different departments order the same item, they should do it together, since there could be discounts for larger purchases.
• Sans suivi, il peut y avoir des problèmes de communication sur ce qui a été commandé exactement et à quel moment ça doit arriver. Un membre de l’équipe peut supposer qu’un article a été choisi et commandé, alors qu’un autre peut croire qu’il est toujours en attente d’être choisi. De plus, des articles peuvent être commandés en double par différents membres de l’équipe. Un tel système augmente le stress, entraîne des coûts supplémentaires et crée de la frustration chez tous les gens impliqués.
• Des changements imprévus de personnel créent des situations comme le départ d’un membre de l’équipe d’un service qui peut entraîner un état de confusion à propos du moment où les articles vont arrivés et s’ils ont bien été commandés. Cela peut se produire à cause du fait qu’il n’y ait pas de système formel pouvant facilement accéder à l’état actuel des articles commandés.

Les années d’engagement envers l’éducation de Ricoh nous ont aidés à identifier ces principaux défis opérationnels auxquels font face les établissements d’enseignement et les autres organisations.

Nous pouvons mettre en place un système de gestion de contenu d’entreprise (GCE) sophistiqué par lequel tous les achats — et les données connexes — peuvent être suivis. Le personnel dans les écoles peut être intégré à un tel système et des équipes créées afin que ce soit facile pour tous de voir l’état des différents articles. Ce système inclut des alertes automatiques, qui sont envoyées aux personnes appropriées lors de certains événements (p. ex., lorsqu’un article doit être acheté, mais qu’il ne l’est pas ou lorsqu’un article est sur le point d’arriver, etc.). Le personnel peut également transmettre de l’information à propos d’articles en particulier dans le système, pour que tous aient accès aux mêmes informations lors du processus de commande. Les données peuvent également être utilisées pour produire à l’avenir des processus d’approvisionnement plus efficace. Vous pouvez obtenir plus d’information au www.ricoh.ca/education .

All in all, by working with Ricoh, universities can become more efficient and help save money! Call a Ricoh representative today to learn how to facilitate procurement!