Le processus de transformation à cinq étapes

It can be difficult to transform your local government into a modern, state-of-the-art organization. But the hurdles are made to be overcome, especially those created by inefficient and non-compliant paper-based records management systems.

At Ricoh, we provide our customers with proven, effective digital solutions and ongoing support during the implementation of these solutions. We have helped many Canadian local governments transform and modernize their offices. Our broad range of experience includes transforming outdated file systems into modern electronic document management systems. Years of experience have allowed us to reach a certain level of expertise and to discover the best way to transition to digital.

To help local governments considering this transition, we have used our years of experience and knowledge to develop a simple five-step transformation process  :

1. Digitize

Create a secure electronic folder directory by converting your paper documents into digital files. Ricoh can perform this procedure onsite or offsite. We can speed up the process depending on the urgency of your documents. Digital documents eliminate paper-based expenses, ensure information security, and help turn your office into an environmentally friendly space.

2. Classify

Organize your documents in an intuitive hierarchy to facilitate access to information. Efficient organization allows employees to free hours of time spent looking for and retrieving documents – time they could spend on more important tasks. Easy access to records allows staff to respond more quickly to requests and facilitates collaboration between departments.

3. Automate

Normalize your procedures to increase productivity and eliminate manual tasks. By using Business Process Management (BPM) systems, employees will be notified automatically when a contribution is required from them. Unnecessary delays are eliminated through automated business procedures.

4. Rationalize

Augmentez l’efficacité avec un système qui simplifie les procédures d’affaires tout en augmentant la transparence et la responsabilisation. Les systèmes de gestion de dossiers classiques à base de papier et les solutions de gestion de cas à usage unique comprennent des cloisonnements d’information. Chaque service a souvent son propre système, ce qui entrave la collaboration entre les services, qui constitue un aspect important des procédures administratives. Avec les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (GCE), la collaboration est simplifiée. En fournissant un accès centralisé aux données, les systèmes GCE complets permettent à plusieurs services de collaborer sur un même document électronique et sont munis de fonctions supplémentaires telles que l’ajout de commentaires et de notes.

5. Transformer

Recueillez et exploitez des données afin de continuer à optimiser vos procédures d’affaires. Les rapports d’activité peuvent être analysés pour cibler de nouveaux moyens d’améliorer les procédures d’affaires. Par exemple, les données pourraient montrer une procédure courante par laquelle les services des finances et des travaux publics accordent des permis de construction. Une fois cette tendance révélée, une procédure automatisée peut être mise en place pour accomplir ces tâches. En ce qui a trait au personnel, l’administration peut vouloir créer un comité pour représenter chaque service afin de discuter de leurs besoins. Ricoh se fait toujours un plaisir de rajouter des caractéristiques supplémentaires et de personnaliser davantage nos solutions afin de répondre aux besoins uniques de votre administration locale.

Follow these five key steps with Ricoh and transform your office with all the benefits of GCE and modern technology.

Finally, please note that Ricoh does not provide legal advice or ensure compliance with any laws, regulations, bylaws or other legislative requirements by the content of this communication. It is the responsibility of the administration to seek the advice of competent legal counsel to ensure compliance with such requirements.