Comment faire face à un désastre

Municipal governments sometimes face unforeseen challenges from disasters such as fires, floods and snowstorms, to name a few. In the event of disaster, it is essential to roll up the sleeves to face them as quickly as possible. 

That’s why, among other things, the computerization of today’s processes is so important. Municipal governments that still use paper-based records management systems are particularly vulnerable to a host of disasters.

• Fires. Everyone knows the disastrous effects of a fire. When the files are damaged by fire and then by water, it is almost impossible to recover the lost data. Fires can be caused by a criminal hand, mechanical failure, human error and a host of other factors. The risk is obvious: the village of Rogersville in New Brunswick had to deal with his files that burned several times. Like most municipal governments, Rogersville did not expect that to happen to him.
• Floods. Floods, big or small, do not bode well for paper records. These documents are very expensive to recover, if possible, because it is necessary to use complex solutions such as freeze-drying.
• Snowstorms. A snowstorm can, like a flood, damage the documents as the snow melts. It can also prevent the municipal administration from retrieving documents or complying with delivery rules due to poor road conditions, snow blocking access to the warehouse, and so on. In the case of paper files, snowstorms can be a serious problem because citizens may need documents urgently. This can lead to delays.

The municipal administration may take some time to recover from its disasters and may have to spend thousands of dollars to recover files that are several decades old and have never been accessed. Fortunately, Ricoh can help solve his problems. 

Comment?

• Nos solutions de GCE sont compatibles avec les outils de récupération actuels, standard dans l’industrie et permettent d’effectuer la numérisation rétroactive. Nous utilisons une technologie de pointe et nous mettons constamment à niveau nos systèmes pour qu’ils soient aussi sûrs et efficaces que possible. Les dossiers peuvent être endommagés non seulement par des désastres naturels, mais également par des menaces modernes, comme le piratage informatique et la fuite de données. Nos systèmes novateurs les protègent contre toutes les menaces et tiennent les dossiers de l’administration municipale en lieu sûr.
• Ricoh offre des services de sauvegarde et de récupération pour les dossiers, les données issues des processus administratifs et ainsi de suite. Grâce à notre service d’assistance technique, les administrations municipales pourront récupérer leur système sans problème. À l’abri des problèmes physiques, elles n’auront plus à se préoccuper des désastres comme des incendies, les inondations ou les tempêtes de neige qui peuvent détruire les données. Notre processus de récupération peut également être mis à contribution si quelqu’un a supprimé par inadvertance un dossier avant la date d’expiration de l’exigence en matière de conservation. En faisant appel à ses services de récupération, l’administration reprendra facilement ses activités normales et pourra continuer à se conformer.
• Ricoh offre de l’assistance technique par le nuage. Désormais, les administrations municipales peuvent être tranquilles, sachant que leur donner son protégé même en cas de perte ou de remplacement d’appareille. Étant donné que nous offrons un service d’assistance technique élaboré et que nous intégrons nos fonctions dans les appareils en place, les administrations municipales peuvent, si elles le souhaitent, acheter des appareils tout neufs sans se préoccuper des problèmes de compatibilité. En outre, en utilisant le nuage, les administrations municipales ne paient que les frais d’entreposage qu’il faut, ce qui empêche de gaspiller l’argent en payant un local d’entreposage qu’on n’utilise pas.
• We are very familiar with municipal bylaws. In the event of a disaster, we will ensure records are retrieved as efficiently and effectively as possible. We can adjust, depending on your needs, the number of skilled workers for the recovery process. 

We know that disaster recovery is not a possibility that a municipal government thinks a lot about. Do not worry about that and let Ricoh adapt your systems so that you can now deal with the disaster.