According to a recent article on the CP24 website , the City of Toronto has just uncovered a scandal in which the protagonists had been making fraudulent submissions for a long time. There was regular collusion between some contractors who were dividing the projects. This scandal has spawned over a five-year period and it surrounds a combined series of contracts worth more than half a billion dollars!

The scandal erupted when the Auditor General of Toronto discovered, by reviewing the bids, disconcerting practices, such as the fact that two contractors shared the constituencies equally. It may be thought that these problems are only seen in large municipal governments, such as Toronto, but in fact, this could happen on a very small scale in any municipality in Canada using the same procedures for contract management. All municipal governments award contracts to companies for various projects such as road clearing, building construction, park development and transportation services.


It is possible for an auditor who decides to look at the following to find elsewhere the same problems with the Toronto procedures, which are frequently used by many municipal governments.

  • Absence of databases for contracts. In a situation like this, the municipality can not easily view data on multiple contracts to identify trends or potential problems.
  • The lack of appropriate training. If employees do not receive training on how to identify problems, no one is monitoring to make sure the steps are done as they should.
  • The lack of tracking and archiving messages. This kind of situation becomes a catalyst, which gives entrepreneurs the opportunity to discuss confidential contracts with each other.
  • The lack of a global control solution. Without any link between all the procedures, it becomes impossible to follow the different steps of the approval procedure.

In the case of Toronto, the Auditor General produced a report in which he described these problems and recommended that the City put in place various procedures that lay the groundwork for effective GCE solutions, such as the solutions offered by Ricoh. Recommendations of this kind are becoming more common as municipal officials become aware of how these solutions can rectify inefficient and inefficient processes as a whole.


Ideally, the award of contracts by bid promotes the establishment of a “safe workplace” and would include the following:

  • Mise en place d’un système global de suivi. Il s’agit d’un système protégé au moyen duquel on pourra assurer un suivi des contrats à chaque étape du processus, du début jusqu’au lancement de l’appel d’offres, à l’attribution du contrat et à la clôture de la procédure. Chaque semaine, un coordonnateur dûment formé examinera le système pour assurer une diligence raisonnable et vérifier si les projets se déroulent à un rythme acceptable.
  • Mise en place d’une interface intuitive pour visualiser les données. Toutes les données devraient être présentées d’une façon accessible et cohérente afin que les employés puissent déceler facilement les habitudes évidentes, comme l’attribution de la moitié de la ville à un entrepreneur et de l’autre moitié à un autre.
  • Algorithmes permettant d’apparier des caractéristiques. Le système comprendrait des algorithmes perfectionnés dont le but consisterait à vérifier périodiquement des données. De cette façon, il n’y aura pas d’écart évident, comme dans le cas de Toronto, où un entrepreneur avait présenté une soumission à un prix 10 % supérieur exactement au prix proposé par un autre entrepreneur pour 44 postes différents.
  • Création d’exigences s’appliquant aux soumissions. Toutes les soumissions devraient obtenir l’autorisation de plusieurs employés avant d’être acceptées. Un processus administratif automatisé enregistrerait le nom des employés qui auraient donné l’autorisation d’aller de l’avant avec des contrats. De cette façon, on éviterait la collusion à l’interne entre des employés et des entrepreneurs.


Ricoh peut concevoir ce genre de système global d’attribution de contrats, adapté aux besoins de votre administration municipale. Ricoh est une entreprise reconnue partout dans le monde et primée à plusieurs reprises pour l’expérience qu’elle a acquise auprès des administrations municipales dans l’ensemble du pays. En plus d’offrir le logiciel, voici ce que nous pouvons faire.

  • Offrir un service d’assistance technique élaboré afin que les services informatiques puissent consacrer leur temps à d’autres processus essentiels pour l’administration municipale.
  • Mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion d’une transition efficace entre l’ancien système et notre solution globale. Nous avons supervisé des centaines de transitions de ce genre et nous offrons les meilleures solutions pour assurer la gestion.
  • Offrir des solutions d’approvisionnement qui s’intègrent aux logiciels et aux appareils en place. Autrement dit, il n’y a pas d’appareil à acheter inutilement.
  • Offrir une foule de connaissances sur les règlements municipaux se rapportant à la conformité et aux exigences en matière de conservation. Les projets que nous avons réalisés avec plus d’une centaine d’administrations municipales au Canada nous ont permis d’acquérir l’expérience nécessaire et de connaître les particularités des exigences en matière de conformité dans différentes régions. Nos systèmes aident les administrations municipales à continuer à s’aligner sur ces règlements, sans s’inquiéter des risques de poursuites judiciaires.
  • Personnaliser les solutions en vue de répondre exactement aux besoins de la ville, du village ou de la municipalité. Nous savons que chaque administration municipale est unique et qu’elle doit faire face à ses propres problèmes et nous offrons des solutions en conséquence.
  • Des municipalités respectueuses de l’environnement et qui mettent en place des processus administratifs durables et étiques. En travaillant avec nous, les administrations municipales sont non seulement à l’abri de la mauvaise publicité due à des scandales, mais elles améliorent également leur image auprès du public parce que les électeurs se rendent compte que leur administration se soucie des enjeux environnementaux.


By working with Ricoh to implement streamlined systems, municipal governments are protected from the risk of scandals, which can tarnish their reputations and force them to incur expenses. 

Talk to a Ricoh representative about how you can create a safe contract management system.