The documentary trace that follows the student as he passes from primary school to middle school or from middle school to high school can reach a mile in length. It is a source of migraines for school administrators, teachers and parents alike. Problems multiply when a student moves to another region, where the documentary standards are different. For schools, it can be very difficult to maintain compliance requirements in the region. Parents, on the other hand, may be concerned about the prospect that their child’s confidential records may not be kept in a safe place.

In fact, it is possible to ensure a smooth transition, but by realizing that the key is the right solution for document management. In some schools, a proactive approach is taken by implementing case management solutions, which appear to be affordable initially. Unfortunately, many seemingly cheap systems are a money trap, requiring recurring maintenance and other technical coding to repair systems that were not originally designed for the education sector.

Ricoh stands out in the field of educational technologies and its know-how

À l’heure actuelle, Ricoh fait affaire avec 40 % des organisations canadiennes de l’enseignement supérieur (pour le matériel et les services). Grâce à notre technologie de pointe et à nos connaissances approfondies des règlements gouvernementaux, nous créons des solutions numériques adaptées aux besoins des écoles dans les provinces et les territoires du Canada, assurant la conformité et calmant les inquiétudes des parents. À la différence d’autres fournisseurs de solutions, le personnel de Ricoh compte des spécialistes du secteur de l’éducation, capables d’intégrer efficacement les bons outils et les mesures de sécurité nécessaires dans une solution personnalisée de gestion du contenu d’entreprise (GCE), rassurant ainsi les conseils scolaires qu’ils se conforment aux règlements de la région.

Prenons le cas du Dossier scolaire de l’Ontario (DSO). Chaque élève inscrit dans une école administrée par conseil scolaire ou le ministère de l’Éducation doit avoir un DSO. Il s’agit d’un dossier élève complet contenant des renseignements précieux sur l’élève :

  • son rendement scolaire,
  • ses antécédents,
  • la liste des écoles qu’il a fréquentées,
  • le nom de ses parents,
  • le résumé de son état de santé,
  • d’autres renseignements jugés utiles quant à la façon de lui donner des directives.

Le conseil scolaire se voit confier une lourde responsabilité liée au dossier : il doit préserver l’exactitude des renseignements, en protéger la confidentialité tout en continuant à se conformer aux règlements gouvernementaux. Par exemple, les conseils scolaires doivent voir à la conformité aux politiques liées au DSO et ils sont chargés de concevoir des lignes directrices sur ce qui suit :

  • les catégories de renseignements supplémentaires qui peuvent être stockés et ajoutés à la fiche de l’élève (voir la section 3.5 de la ligne directrice);
  • d’autres utilisations des renseignements qui se trouvent dans le DSO autres que les renseignements indiqués dans la ligne directrice (voir la section 3.4 de la ligne directrice);
  • la façon de déterminer quels sont les dossiers qui ne sont plus utiles et la manière de les supprimer (voir la section 9 de la ligne directrice);
  • les dates irrégulières auxquelles les bulletins peuvent être émis (autres que les dates indiquées à la section 3.2.3.1 de la ligne directrice).

En outre, les conseils scolaires sont tenus de mettre au point des procédures qui assurent ce qui suit.

  • La sécurité du DSO, au moment de son utilisation et lorsqu’il est entreposé.
  • Que le DSO soit périodiquement examiné afin que les renseignements inutiles soient supprimés au besoin.
  • La façon d’entreposer le DSO (voir la section 8 de la ligne directrice).
  • La façon de détruire les renseignements du DSO.

Grâce à Ricoh, abandonnez la poussiéreuse trace documentaire

Avec à nos solutions numériques, votre école pourra aider les parents au moment où leur enfant passera d’une école à l’autre. Les solutions de GCE de Ricoh offrent aux écoles des outils de communication électronique, qui permettent aux parents d’assurer un suivi des progrès réalisés par leur enfant, de prendre rendez-vous avec l’enseignant et de signer des formulaires électroniquement. Le moment n’est-il pas venu pour votre école de passer au XXIe siècle, d’oublier les tracas et de se libérer des coûts engendrés par les documents papier? Téléphonez à un représentant de Ricoh aujourd’hui pour concevoir une solution de gestion du contenu d’entreprise adaptée aux besoins de votre école!

 

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