Optimiser l’admission dans l’ère numérique

For hundreds or thousands of Canadian students, the first step in making their transition to adulthood, and ultimately to the labor market, is the admission process to university. Applying to their universities preferably can be exciting, especially if the school offers a simple intake process from start to finish. And for the majority of candidates, it means a digital process. Unfortunately, many post-secondary institutions still rely on old registration processes that use outdated technology: the unlimited mountain of paper. In a digital world providing instant answers (and instant gratification), potential students no longer expect to receive notifications by mail (or wish to). In reality,

Paper admission process: a horror of the past

Without a digitized and harmonized system, your educational institution has certainly experienced some, if not all, of the following complications:

Loss of the best students

Millennial students have high expectations of technology. They grew up with technology and they use it for everything – ordering food, calling a taxi or talking to their friends. Admission is the student’s first contact with a university and a paper process is a clear sign that the university is focused on generating their parents rather than their own generation.

Posting by mail

Reliance on the transmission of confidential and urgent information by mail extends the admission process for both the student and the university. A student can accept the digital offer from another university while your letter of acceptance is still in the fund of a truck. In short, the speed of the admission process can affect the candidate’s choice of university.

Waste of money

The printing, distribution, collection and safeguarding of paper documents generated as part of the admission process entails significant costs. Whether you have hundreds or thousands of applicants, the overall financial burden on the university is staggering.

Inefficiencies interservices

Tout au long du processus d’admission, on doit souvent chercher et récupérer des fichiers dans plusieurs services. Sans système intuitif de gestion des dossiers numérisés, ce processus de recherche et de récupération peut nuire au temps précieux des employés. De plus, les fichiers personnels peuvent être perdus, ce qui crée, dans le meilleur des cas, des frustrations et, dans le pire, des problèmes légaux.

Données manquantes

Personne n’aime les demandes incomplètes. Dans un monde de papier, le personnel de l’université passe énormément de temps à faire le suivi d’information auprès des candidats en les avisant des documents manquants et souvent, il doit faire un deuxième suivi. Avec un système d’admission numérisé, un candidat a accès à sa demande d’admission et peut faire son propre suivi facilement.

Ricoh transporte votre université dans un monde d’admission numérisé

Vous pouvez nous considérer comme des spécialistes qui comprennent le secteur de l’éducation et vos défis. Nous faisons affaire dans le secteur de l’éducation depuis des dizaines d’années et nous fournissons notre expertise dans le cadre de chaque solution proposée. Avec Ricoh, votre équipe d’admission peut éliminer la couche de poussière sur les papiers et mettre en œuvre un système de gestion de contenu d’entreprise (GCE) numérisé de classe mondiale à utiliser pour chaque candidat. Notre équipe de solutions travaillera avec votre personnel pour économiser du temps et de l’argent et, surtout, afin d’acquérir les meilleurs étudiants pour vos programmes universitaires.

Dossiers numérisés

Nous pouvons développer une solution GCE avec un répertoire électronique sécuritaire pour les dossiers de votre établissement, tout en personnalisant notre processus en fonction de vos besoins immédiats et à long terme. La numérisation des fichiers peut se faire sur site ou hors site facilement.

Systèmes de classement efficaces

Le classement efficace permet aux employés d’économiser des heures passées à effectuer la recherche et la récupération de documents. Nous pouvons travailler avec vous pour développer une structure de fichier intuitive pour répondre aux besoins de votre établissement, permettant ainsi aux employés d’accéder aux documents numériques à l’échelle de plusieurs services. Vous pouvez opter pour reproduire votre structure de fichiers papier actuelle de façon électronique afin de faciliter le processus de transition pour les employés.

Réponses automatisées

Ce n’est pas un secret que la mise en œuvre de réponses automatisées dans votre modèle d’affaires peut économiser le temps précieux des employés. Grâce aux solutions Ricoh, les administrateurs des universités peuvent faire le suivi des candidats à toutes les étapes du processus d’approbation. Une fois qu’une étape est terminée, la personne responsable de la prochaine étape est avisée automatiquement. Une notification est également envoyée aux candidats à mesure qu’ils passent d’une étape à l’autre – les étudiants sont donc au courant de l’état et cela aide à renforcer les capacités technologiques de l’université pour l’étudiant.

Formulaires harmonisés

Les administrateurs peuvent développer des formulaires de demande personnalisés avec la vérification intégrée. Ces formulaires intégrés peuvent aviser automatiquement un candidat si de l’information a été entrée incorrectement. Grâce à la validation instantanée, les erreurs sont facilement évitées, réduisant ainsi les coûts et faisant en sorte que tous les étudiants soumettent les bons documents au bon moment.

Obtenir des réponses rapidement

Votre bureau de l’admission peut afficher une foire aux questions qui fournit les réponses aux questions fréquentes instantanément – une économie de temps précieux pour les administrateurs de l’université, les candidats et même les parents.

Correspondance par courriel personnalisée

Avec les technologies Ricoh, votre équipe de l’admission peut créer des courriels personnalisés qui sont automatiquement distribués aux étudiants lorsqu’ils sont acceptés. Ces courriels sont distribués rapidement – rendant les temps d’attente de courrier reçu par la poste chose du passé.

Économies de coûts

Sauvegarder les documents en format électronique élimine les coûts de stockage.

Sécuritaire

Nous utilisons des technologies de pointe pour nous assurer que vos données sont hautement sécuritaires dans un répertoire électronique ou dans le nuage.

Ricoh’s advanced strategies have been developed by gaining experience supporting more than 100 colleges and universities in Canada. When we say that we can optimize your admission process to attract the best students while saving time and money, we say it with confidence. Contact a Ricoh representative today to get your university in 21 ^th century.