Administration locale idéale : formation

The training and integration of newly hired workers is one of the most important functions that human resources departments must assume. These processes, when executed effectively, make the difference between happy employees and dissatisfied employees.

Training processes can be time consuming for both employees and newcomers. For some training programs, it takes more than a week, which translates into a significant amount of paid hours spent on training only. Administrations often hire seasonal employees, to whom they have to give a lot of training on a recurring basis for the functions they entrust to them. In the absence of an effective human resource training system, the services, which will have to provide year-round training, will have less time to take on other responsibilities essential to the administration. In addition, the same employees will often return year after year to the same seasonal jobs. In the absence of an effective GCE system, people may needlessly receive the same training over and over again, so that more time and money will be lost. For local governments, training is intimately linked to compliance, risk prevention and accountability.

An ideal training system is efficient and effective and reduces waste. Here are the features he should present:

• A database containing the names of all current employees as well as the training that each one has received. There should also be information on whether certain certifications need to be renewed and how often.
• An automated administrative process that would advise Human Resources staff when employees require training.
• On-line training given in the form of previously designed modules. Whenever possible, meetings for training sessions can often be replaced by a written, audio or video tutorial that is permanently available to apprentices.
• Des formulaires et des questionnaires électroniques en remplacement des questionnaires corrigés à la main lorsque c’est possible. La possibilité d’ajouter des commentaires dans le système de GCE. Par exemple, un travailleur du service des ressources humaines peut attribuer des notes lorsqu’un apprenti est en cours de formation, peu importe le service. Le personnel responsable à l’étape suivante devrait recevoir automatiquement un avis.
• Des systèmes compatibles avec les appareils mobiles pour aider les apprentis et les employés à consulter les ressources et à vérifier leur statut à partir de n’importe quel appareil.
• Le stockage des fichiers et des données en lieu sûr et la production de fichiers de sauvegarde (même une fois la formation terminée). Il se peut qu’on ait parfois besoin de ces fichiers, stockés dans un organe d’archivage ou dans le nuage, pour établir la conformité ou collaborer avec d’autres services.
• La prévention des processus de formation inutilement répétés. Grâce à la mise en service d’un système cohérent, la base de données de GCE évite de perdre du temps et de l’argent en formation donnée à deux ou trois reprises aux employés.

Grâce à ce système, les employés auraient plus de temps à leur disposition et ils veilleraient à ce que le processus de formation soit aussi efficace que possible. Ricoh travaille avec des administrations locales dans l’ensemble du Canada et elle peut aider la vôtre à mettre en place une solution de ce genre. Nous offrons un service d’assistance technique élaboré et la personnalisation et, nous sommes fiers de le dire, nous avons une excellente connaissance des lois et des règlements qui s’appliquent aux administrations locales. Les solutions de Ricoh s’intègrent aux logiciels et aux appareils en place, donc plus besoin de faire d’autres achats. Assurez-vous que votre processus de formation ne monopolise pas de ressources précieuses lorsque vous optimisez vos systèmes avec Ricoh.