D’abord publié sur le blogue du site What’s Next de Nuance le 1er mars 2017
Si votre organisation a besoin d’une meilleure technologie pour numériser, convertir et stocker des volumes considérables de documents papier, découvrez comment la puissante technologie ROC peut améliorer le processus. Et ce faisant, vous vous assurerez que tous les fichiers peuvent être consultés, modifiés et qu’ils sont dans le même format. Tout ça vous aidera à gagner du temps et à améliorer les processus administratifs.
Imaginez que vous êtes responsable du stockage de dizaines de milliers de documents dans une foule de formats différents (Word, Excel, TIF, PDF et bien d’autres encore). En outre, imaginez que dans ces documents sont imbriqués des images, des tableaux et des graphiques et qu’ils pourraient être publiés dans différentes langues, ce qui ajoute encore à leur complexité. Maintenant, imaginez que vous n’êtes pas seulement responsable du stockage de ces documents, mais que vous devez vous assurer que tous les employés de votre organisation, peu importe l’endroit où ils se trouvent, peuvent aisément les consulter, y faire des recherches et les éditer.
Ce n’est pas une situation fictive. C’est la réalité des administrateurs qui travaillent dans les secteurs des services financiers, de l’assurance, des soins de santé ainsi que dans d’autres secteurs d’activité qui dépendent de documents essentiels à protéger et à garder en lieu sûr et conformes aux exigences les plus strictes.
La conversion et la centralisation d’une poignée de documents dans un format uniforme, c’est une chose, mais dans bien des organisations comme celle-ci, il ne faut pas oublier que pas moins de dizaines de milliers de documents sont traités simultanément dans l’ensemble du réseau, tous soumis à des mesures de protection intensive et à des exigences en matière de précision et avec le service d’assistance qu’il faut pour qu’ils atteignent les bons flux de travaux et organes d’archivage.
La technologie ROC à la rescousse
La technologie de la reconnaissance optique de caractères (ROC) est une solution extrêmement efficace à toutes ces difficultés et à tous ces objectifs à atteindre. Plus précisément, les puissantes solutions serveur de la technologie ROC, conçues pour le traitement de volumes considérables de documents dans les grandes organisations de l’entreprise, peuvent automatiser les processus de numérisation et de conversion de documents en tout temps. En outre, ces solutions ne nécessitent pratiquement pas de supervision, ce qui est un avantage, car les administrateurs et les employés se trouvent libérés des tâches chronophages que sont la numérisation et la conversion de fichiers, ce qui leur permet de se consacrer à d’autres travaux importants.
Les avantages des solutions serveur ROC sont importants
Simplification des processus et augmentation de la productivité
Dans les organisations où les employés sont chargés de convertir des documents imprimés en formats consultables, comme le format PDF, pour créer des dossiers, la technologie ROC leur permet d’avoir accès à cette fonction 24 heures sur 24. Elle peut même s’utiliser dans les succursales éloignées ou être mise à la disposition des employés qui travaillent à domicile à partir d’une connexion intranet. En outre, comme cette technologie fonctionne sans supervision, grâce à elle, les employés demeurent productifs parce que les documents sont convertis automatiquement.
Précision des processus administratifs
La technologie ROC traite efficacement toute une gamme de fichiers, assurant ainsi la conversion exacte des données, essentielle à la réussite à long terme de votre entreprise. De plus, la technologie ROC utilise une technologie avancée qui conserve la mise en page et convertit les fichiers en format éditable permettant de prendre en charge et de reproduire fidèlement la complexité dans ces documents, comme les images, les tableaux, les graphiques et les différentes langues utilisées par les organisations évoluant à l’échelle internationale.
Traitement protégé
Les administrateurs doivent être convaincus qu’ils sont capables de garder entièrement la mainmise sur les normes de sécurité et de confidentialité, qui régissent les activités de l’entreprise. La technologie ROC laisse la latitude nécessaire pour accélérer le traitement et améliorer les flux de travaux sans compromettre la sécurité ni remettre en question la confidentialité du réseau. En outre, cette technologie aide les organisations à se sensibiliser au contexte, qui peut servir à renforcer la sécurité et prévenir la disparition de renseignements confidentiels.
