A forward-thinking human resources (HR) service should use the latest HR technologies. Automation can greatly reduce the amount of time required by HR staff to complete tasks so that they can spend time on larger tasks. These benefits are especially important for HR departments within local governments, as they remain accountable to voters. Their governmental procedures must therefore be effective and consistent. The best way to ensure this is to implement the latest advanced HR technologies.

There are three essential technologies that an HR department should adopt

Electronic forms

Digitizing documents and forms reduces the waste of paper and improves the efficiency of HR procedures without wasting time waiting for mail by mail or fax. A digital application procedure allows HR staff to easily share information with potential candidates. With all content hosted online, forms can be accessed from any authorized device and can be shared quickly via a link, making the process much simpler and more efficient for all parties involved . Efficiency is further improved through integrated verification. To save valuable HR time, this tool will capture errors such as invalid email formats and prevent submission until errors are corrected. Similarly, electronic forms can perform automatic refusals based on pre-established criteria, thus enabling HR departments to reduce the time spent reviewing applications. Electronic forms can also be used for leave requests, performance reviews and authorized leaves. These digital forms can be customized and linked to a larger business process where requests are stored in a secure electronic directory or in the cloud to ensure reliable storage, backup and retrieval of documents. Electronic forms can also be used for leave requests, performance reviews and authorized leaves. These digital forms can be customized and linked to a larger business process where requests are stored in a secure electronic directory or in the cloud to ensure reliable storage, backup and retrieval of documents. Electronic forms can also be used for leave requests, performance reviews and authorized leaves. These digital forms can be customized and linked to a larger business process where requests are stored in a secure electronic directory or in the cloud to ensure reliable storage, backup and retrieval of documents.

Gestion de contenu électronique

Un système de gestion de contenu électronique (GCE) approprié peut grandement améliorer la vie des professionnels RH. Les services RH des administrations doivent souvent tenir compte de règlements gouvernementaux et d’exigences de conformité complexes. Dans le cadre d’un système papier, le nombre grandissant de documents devient de plus en plus difficile à maintenir, ce qui pourrait entraîner des infractions de conformité et des amendes connexes pour les administrations. Ricoh a travaillé avec des administrations locales à l’échelle du Canada et nous savons que chaque municipalité a ses propres besoins uniques. Nous connaissons très bien les règlements gouvernementaux et nos solutions GCE entièrement personnalisables offrent la capacité de classer les documents conformément aux normes de conformité pertinentes. Les solutions Ricoh fournissent des avantages comme la capacité d’appliquer des exigences de rétention aux dossiers, ce qui empêche la destruction avant la fin de la période de rétention. Un système GCE facilite également la tâche pour les RH de partager des documents avec d’autres services. Cela peut entraîner une hausse importante de l’efficacité, car la procédure est extrêmement longue avec les documents papier. Les administrations locales doivent garder les fichiers RH pour les employés actuels, les anciens employés et les employés retraités. C’est beaucoup!

Traitement d’affaires mobile

Mettre en œuvre un système convivial pour les appareils mobiles est essentiel afin de conserver le déroulement des procédures, peu importe l’endroit où travaillent les employés. Avec un système mobile, les services RH peuvent :

  • Permettre aux candidats de postuler au moyen de leur appareil mobile. Surtout utile lors des événements de recrutement comme les salons de l’emploi, les employés des RH peuvent partager un lien et la demande peut être remplie sur place.
  • Approuver ou rejeter facilement les demandes pendant qu’ils travaillent à distance. Que les employés voyagent d’un bureau à l’autre ou se trouvent à un salon de l’emploi, un système convivial pour les appareils mobiles permet au personnel RH de passer en revue les demandes, de surveiller les procédures, de fournir l’approbation, et bien plus.
  • Accomplir des tâches urgentes rapidement. Sans devoir être au bureau, les professionnels RH peuvent réaliser plusieurs tâches de façon plus efficace.
  • Augmenter l’attrait d’un poste auprès de l’administration locale. Les candidats effectuent de plus en plus de recherches et postulent les emplois à partir de leurs cellulaires et ils sont reconnaissants des organisations avant-gardistes. Pour un excellent candidat, la capacité de postuler à partir d’un appareil mobile pourrait faire la différence entre présenter sa candidature et l’oublier.

Ricoh is a market leader in deploying digital solutions for local governments and knows the field better than anyone else. We have been deploying state-of-the-art solutions across Canada for over a decade and have received numerous awards for our work. It’s time to take the plunge and modernize your HR department with Ricoh’s comprehensive solutions and ongoing support.

 

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