Alors que bon nombre d’entreprises passent rapidement en mode infonuagique pour leurs opérations, plusieurs petites entreprises restent enlisées dans la paperasse. Quand vous êtes petit, ce n’est pas sorcier de garder en mémoire où sont classés les documents, alors à quoi bon se convertir au numérique?
Voyons voir… Selon une étude de la firme AIIM, pour deux tiers des entreprises qui ont adopté le numérique, le délai de récupération n’a pas excédé 18 mois. Seulement au chapitre des comptes créditeurs/débiteurs, après s’être converties au numérique, 70 % d’entre elles ont enregistré un rendement sur l’investissement allant de bon à excellent.
L’étude mentionnait d’autres avantages afférents tels que de meilleurs rapports d’audit, un temps de réponse plus rapide, l’augmentation de la productivité et un contrôle accru du flux des travaux et de l’état des processus.

Petit et numérique, un bon calcul?

Dans les bureaux qui fonctionnent avec peu de personnel, l’efficacité de chacun est primordiale. Qu’un seul employé perde du temps à chercher des documents et c’est toute la productivité qui en est ralentie.
Soyons réalistes, le papier n’est pas la solution idéale. Une enquête de Software Advice révèle que les employés qui travaillent encore dans un environnement conventionnel perdent au moins six heures par semaine à chercher des documents papier, une perte de temps quasi inexistante pour ceux qui travaillent dans un environnement infonuagique.

Le fait est que les processus qui impliquent de nombreux travaux d’écriture manuels freinent les petites entreprises. Même dans un bureau modèle, où tous les dossiers sont correctement classés et où chacun sait exactement où les trouver, le problème demeure si un représentant a soudainement besoin d’un document pendant une visite chez un client ou lorsqu’il travaille à distance. 

La numérisation des dossiers garantit un classement et un stockage de l’information exempts d’erreurs. En permettant au personnel d’avoir accès à l’information dont il a besoin au moment opportun, la numérisation accroît son efficacité et renouvelle les façons de faire. Voici quelques exemples qui illustrent les avantages de la numérisation.

 

Accueil et intégration en entreprise

Dans la plupart des petites entreprises, l’effectif des ressources humaines est réduit au minimum. Une seule personne, parfois deux, est responsable de l’embauche et des licenciements, de la paye, des avantages sociaux, de la gestion des heures travaillées, alors qu’elle doit aussi rester à jour en ce qui a trait aux innombrables règles sur la tenue des dossiers et aux politiques de travail. La numérisation du processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés fait beaucoup plus que faciliter le travail du personnel des ressources humaines, elle accélère l’étape d’embauche et permet d’éviter les erreurs qui surviennent souvent quand les gens sont débordés et qui risquent de créer des problèmes en matière de responsabilité.

Avec la numérisation de l’accueil et de l’intégration en entreprise, vous choisissez les documents dont vous avez besoin, vous les numérisez et le tour est joué! Les demandes d’emploi, les CV, les profils, les notes, les contrats, les formulaires juridiques se retrouvent tous dans un système de stockage de données infonuagique sécurisé et consultable, d’où ils peuvent être récupérés en quelques secondes. En outre, les règles de conformité étant prédéterminées, le personnel des ressources humaines n’a plus à s’inquiéter des dates d’archivage ou d’élimination des documents. 

Certains systèmes sont dotés d’un portail à l’usage des employés où ils peuvent faire leur changement d’adresse, vérifier leur REER ou obtenir des réponses concernant les politiques de l’entreprise sans avoir à mobiliser le temps du personnel des ressources humaines.

 

Comptes créditeurs

Dans un flux de production où il y a une grande quantité de comptes créditeurs, la numérisation est la solution tout indiquée. Vous pouvez configurer un système dans lequel chaque service numérise ses factures en appuyant simplement sur un bouton de son appareil multifonction. 

Une fois l’information saisie, elle peut être analysée sans monopoliser le temps de votre comptable. Devriez-vous réduire certaines dépenses? Payez-vous trop cher pour des fournitures ou de l’entreposage qui dépassent vos besoins ou au contraire n’y suffisent pas? Un système de comptes numérisé donne rapidement une réponse claire à ces questions.

Vous pouvez également faire des économies, en confiant à votre personnel la tâche de remplir quantité de formulaires qui autrement devraient l’être par votre comptable à un prix sensiblement plus élevé. La numérisation élimine les erreurs qui se glissent dans les processus manuels et permet à votre comptable de classer, de passer en revue, et d’approuver plus rapidement les requêtes.

Et ce qui est encore plus intéressant, c’est que la rapidité de paiement que vous permet la numérisation bénéficie à votre entreprise sous forme de rabais accordés par le fournisseur à ceux qui font des paiements anticipés.

 

Mobilité

C’est un fait mondialement reconnu : les enfants du millénaire sont inséparables de leur téléphone cellulaire. La génération Y est maintenant majoritaire sur le marché du travail et ses troupes ne feront qu’aller en augmentant.

Une des raisons pour lesquelles on ne peut séparer les milléniaux de leur téléphone, leur tablette, leur portable tient au fait que plusieurs aiment travailler à la maison, dans le train qui les ramène à la maison, dans leur café préféré ou… n’importe où ailleurs. Cette habitude n’est pas près de disparaître, alors pour que les choses fonctionnent, ils doivent avoir accès à leurs documents de travail. Cela veut dire que vous devez stocker vos informations sur une plateforme sécurisée axée sur l’infonuagique et accessible, bien sûr, aux personnes autorisées seulement.

Une autre tendance lourde dans les milieux professionnels tient, non pas aux échanges en personne, pendant les réunions, mais aux échanges de documents. Les travailleurs peuvent partager, éditer et commenter des projets à distance, ajouter de l’information sous forme de graphiques, de photographies ou de PDF, sans avoir à sacrifier de temps à la préparation et à la tenue d’une réunion. Ils travaillent ainsi plus rapidement et peuvent aussi satisfaire vos clients plus rapidement.
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