Dans le monde du travail d’aujourd’hui, dominé par l’information, vous devez faire preuve d’innovation et établir des prévisions, au lieu de vous contenter de réagir.
Le milieu des affaires dépend de plus en plus de l’information. Les organisations plus à même de donner accès à l’information nécessaire à leurs employés, au moment où ils en ont besoin, sont celles qui prendront des décisions d’affaires plus judicieuses. En outre, les organisations en mesure d’effectuer un suivi et une évaluation efficaces de ces données s’assurent une croissance à long terme.
Dire et faire sont deux choses totalement différentes cependant. Une stratégie en matière d’information ne commence pas par vos données (il faut d’abord comprendre les défis que posent ces données). Ces défis peuvent être nombreux. Mais si vous parvenez à les relever dès le début, les informations que vous avez peuvent orienter une stratégie d’affaires qui se démarque et qui portera ainsi ses fruits.

Une aiguille dans une botte de foin

Plus que jamais, l’information est déversée sur les organisations, ce qui amène un certain nombre de problèmes (des considérations liées à leur origine, le stockage des données, leur évaluation et leur analyse et bien d’autres choses encore). En raison de ces défis, auxquels s’ajoutent les restrictions actuelles au sein de la plupart des secteurs d’activité, il faut revoir les stratégies d’analyse pour la production, la saisie et le courrier.
À ces défis s’ajoutent les 4 V des mégadonnées (Big Data).

Volume

La quantité d’informations dans le monde a augmenté prodigieusement au cours des dix dernières années. IDC estime que les données dans le monde totaliseront 44 zettaoctets d’ici 2020, soit 44 sextillions d’octets.
 

Vélocité

La vitesse à laquelle nous recueillons les informations s’accélère toujours. Google traite actuellement plus de 4 millions de recherches à la minute, et plus de 200 millions de courriels sont envoyés toutes les minutes.

 

Véracité

Étant donné que de plus en plus de données déferlent sur les organisations, il est plus difficile de séparer le bon grain de l’ivraie. Le tiers des chefs d’entreprise ne se fient pas à l’information dont ils disposent pour prendre des décisions d’affaires.

 

Variété

Cette méfiance est probablement attribuable au fait que beaucoup d’informations ne sont ni évaluées ni analysées. On estime actuellement le nombre de données créées quotidiennement à 2,5 quintillions d’octets, et 80 % de ces données ne sont pas structurées.

 

À l’époque où je travaillais avec des clients dans les 15 dernières années, j’ai constaté qu’on réfléchit aux données après coup, surtout pendant la mise en place d’une solution. Une grande partie du travail consiste à mettre en service un logiciel, cependant on ne tient pas compte de la production de rapports (ou on décide que la production de rapports sectoriels suffirait). En fin de compte, la plupart des organisations constatent que, bien qu’elles aient le bon outil en place à leur avis, elles n’obtiennent pas les résultats escomptés de l’analyse des points de données qui sont associées.

 

Transformation des données

Pour qu’une organisation dépasse l’analytique opérationnelle et la production de rapports de façon réactive et qu’elle se tourne vers une modélisation prédictive et des solutions novatrices, elle doit d’abord transformer sa façon d’interagir avec trois sortes d’informations.

Les premières sont les données de sortie. En mots simples, tout commence par les informations, puis un être humain décide de les appliquer. Il est crucial de comprendre les quatre questions usuelles (qui, quoi, quand et où) afin de passer à la question « pourquoi ». La réponse à la question « pourquoi » sera l’élément moteur qui vous permettra de réduire les coûts.
Vous pouvez diminuer les coûts simplement en réorientant la sortie vers un appareil dont le coût total de propriété (CTP) est inférieur ou en réduisant les sorties par l’élimination des impressions abandonnées, répétées ou inutiles. Vous réussirez mieux si vous parvenez à utiliser les données de sortie pour comprendre leurs répercussions sur vos processus administratifs. C’est par l’incidence sur un processus administratif grâce à la prestation améliorée des informations, que la productivité de vos employés s’en trouvera le plus améliorée et que vous réaliserez les plus grandes économies.
Les deuxièmes sont les données d’envois. Les renseignements imprimés qui ont été pris en charge par un mécanisme de diffusion comportent non seulement une série de points de données, mais ils peuvent générer des économies substantielles. Tout commence par la réception d’un envoi, la source d’admission. C’est le début du parcours des données d’envois. Nous passons ensuite à d’autres secteurs : D’où ces données viennent-elles? En quoi consistent-elles? Où doivent-elles aller? Une fois à destination, qu’est-ce qu’on en fait?
Ce sont toutes des questions à se poser lorsqu’on étudie une stratégie intelligente de courrier avec des fonctions analytiques. Les économies possibles découlent du regroupement des points de données au cours du parcours de ce message.
Enfin, il y a la saisie des données. Il est primordial d’avoir une stratégie de traitement des données à l’étape de la saisie. Vous devez avoir une bonne idée de l’origine du document, de la façon dont il est entreposé et de l’endroit où il est utilisé. En comprenant ces points de données et en les intégrant dans une stratégie, vous améliorez le flux des travaux, le stockage des données et le traitement de l’information (autant de facteurs qui permettront de réaliser des économies).

 

La transformation de ces données doit faire partie intégrante de la stratégie globale en matière d’information de votre organisation parce qu’elle permet de prendre des décisions d’affaires critiques en fonction des données plutôt que de façon intuitive. Quelle que soit votre stratégie, voici les quatre points qu’elle doit comporter :

  • Une couche de visualisation pour prendre en charge les préférences de l’utilisateur, les exigences administratives et votre stratégie globale d’analyse.
  • Des stratégies efficaces fondées sur l’utilisation de données pour valider les processus administratifs et orienter la réorganisation des processus.
  • Des politiques et des procédures analytiques liées à la gouvernance.
  • Une stratégie permettant de donner des comptes-rendus des changements dans les processus et les comportements pour que le maximum d’utilisateurs l’adopte par après.
Le but ultime de ce processus consiste à prendre en charge des décisions d’affaires en fonction de données en vue de perfectionner vos processus administratifs, accroître votre efficacité et augmenter la productivité. Pour ce faire, non seulement devez-vous saisir, consulter et utiliser de l’information, vous devez également mesurer et analyser efficacement ces données (plus les données que vous ne mesurez pas et n’analysez pas actuellement).
La transformation de vos informations en stratégie doit être l’objectif de chaque effet.  Ricoh connaît la stratégie en matière d’information et d’affaires. Rendez-vous à OptimiserVotreTravail.ca pour en savoir davantage!

 

[1] What Happens in One Minute on the Internet?, mai 2014, adweek.com