Publié initialement sur Nuance What’s Next, 15 février 2017
Lorsqu’on remonte à l’origine de la saisie de documents, la numérisation servait essentiellement à des fins d’archivage alors que le télécopieur était l’appareil par excellence pour partager des images. Avance rapide jusqu’à aujourd’hui : un jeune employé — dont l’efficacité dépend de l’imprimante multifonction et du téléphone intelligent — ne peut concevoir la simplicité de la technologie d’imagerie documentaire de l’époque.
Ces dernières années, le milieu de travail a évolué à la faveur des innovations en technologie des affaires, de la déstratification des structures organisationnelles et du changement dans la dynamique des équipes. Les gens et l’information sont constamment en mouvement. Aujourd’hui, le stockage et la récupération des documents ne représentent qu’une partie de leur valeur, qui se mesure davantage à la manière dont ils stimulent le travail en équipe. La nature même des documents numérisés a changé, passant d’un contenu figé à une information numérique dynamique.

Le numériseur de poche

Nous transportons tous avec nous un appareil léger et mobile qui nous permet de faire de la saisie, de communiquer avec un membre de la famille ou avec un poste de taxis à tout moment. Les solutions de saisie mobile devraient minimalement permettre de faire des photos de documents, de reçus et de factures de grande qualité ainsi que de traiter des documents électroniques originaux. Franchir une étape de plus avec des fonctionnalités avancées telles que des formulaires remplissables, des signatures électroniques, voire des métadonnées qui repèrent instantanément une image constitue l’évolution naturelle des choses. Ce n’est pas encore demain la veille que la numérisation mobile remplacera les numériseurs et les appareils multifonctions dans le travail de tous les jours, mais elle est parfaite pour les situations ponctuelles comme la saisie d’un reçu destiné à un relevé de dépenses lors d’un déplacement. En vous permettant ainsi qu’aux autres utilisateurs d’être encore plus productifs, la saisie mobile fait naturellement évoluer le travail.

Intégration au flux de travaux

La nature changeante du travail comporte de nouveaux défis pour les organisations. Que les employés travaillent de la maison ou sur le terrain, il est clair que les gens souhaitent accomplir leurs tâches plus rapidement et plus facilement.
Considérons une définition élargie de la saisie : elle ne sert pas simplement à archiver les documents, mais devient une sorte de compilation stratégique de contenu qui répond à un objectif opérationnel. Aujourd’hui, il est devenu extrêmement difficile pour les organisations de classer et de stocker l’information qui arrive de façon sécuritaire (courriels, SMS, etc.), puisqu’environ 80 % de celle-ci n’est pas structurée.
C’est là que la saisie entre en jeu : elle permet d’harmoniser et de simplifier les procédures et les flux de travaux afin d’accroître l’efficacité bien au-delà du seul stockage numérique. L’intelligence artificielle et la technologie de traitement du langage naturel vont beaucoup plus loin que la simple lecture d’une facture pour en extraire, par exemple, un bon de commande. De nos jours, vous pouvez interroger le système d’information de votre entreprise qui est capable de signaler toute variation ou tout problème de compte et d’attribuer un bon de commande dans la foulée.
Non seulement cela économise-t-il un temps précieux aux employés qui devaient auparavant prendre connaissance des documents, mais réduit également le nombre d’erreurs associées au flux de travaux non automatisé.

Conversion et édition

Le logiciel de saisie permet également de convertir des documents dans d’autres formats sans devoir repartir à zéro. Le personnel n’a tout simplement pas le temps de retaper des documents ou de reproduire des images qui ont été mal numérisées bien que l’accès à ces fichiers dans un format utilisable soit essentiel à leur travail. C’est là qu’une solution de saisie complète peut faire toute la différence, en simplifiant la conversion, l’édition et le partage de documents, peu importe l’endroit où vous êtes et le nombre de fois que vous devez le faire!
Le PDF (format de document portable) est le format usuel pour échanger des documents professionnels. Pourtant, la plupart des professionnels ne disposent pas d’outils adéquats pour stimuler la productivité et le travail d’équipe. Inclure le format PDF dans votre stratégie de saisie peut vous aider à éliminer votre dépendance à un format de document déterminé qui cause un goulot d’étranglement, nuit à la fluidité des flux de travaux et ralentit vos activités. Votre équipe pourra dès lors numériser des documents papier ou convertir des documents électroniques en fichiers PDF modifiables et consultables, qui permettent le balisage et l’ajout de commentaires, sans altérer l’intégrité du document original.

Il est temps de discuter de rendement du capital investi (RCI)

Ultimement, l’automatisation des flux de travaux au moyen d’une solution de saisie avancée vous permettra de jouir d’importants avantages opérationnels. Sachant cela, le rôle de votre fournisseur de solutions d’affaires consiste à déterminer à quelle étape de votre évolution vous en êtes en matière d’imagerie documentaire. Cherchez-vous simplement à contrôler les coûts? Êtes-vous en train de vous initier à la numérisation? Il est temps pour vous de discuter de rendement du capital investi (RCI) pour améliorer votre bénéfice net à court, moyen et long terme.
Quand vient le temps de discuter des avantages de la saisie en ce qui a trait à la mobilité, au flux de travaux automatisé et à la conversion de documents, n’oubliez pas que la principale raison pour laquelle vous avez choisi d’instaurer la saisie dans le flux de travaux est de pouvoir compter sur des processus fiables. Or, en plus d’augmenter la fiabilité de vos processus d’affaires, la saisie en augmente également l’efficacité. Non seulement les documents numérisés sont-ils instantanément acheminés dans leur propre référentiel, mais l’harmonisation du processus avec les technologies convergentes se traduit par un gain de temps pour les utilisateurs et une diminution des maux de tête dans votre équipe de TI.
Voilà plus de 25 ans que Ricoh Canada soutient les gens pour qu’ils puissent jour après jour travailler plus intelligemment et plus rapidement. Faites progresser votre entreprise avec les solutions créatives de #OptimiserVotreTravail.
Pour en apprendre davantage, rendez-vous à OptimiserVotreTravail.