Des flux de travaux inefficaces : Les pertes de temps cachées qui vous ralentissent

L’optimisation des flux de travaux. Des flux de travaux axés sur les documents. L’automatisation des flux de travaux. La gestion des flux de travaux personnels. Voilà un mot très à la mode; or, plus un mot devient populaire, plus il semble perdre son sens.

Pourtant, la plupart des entreprises sont confrontées à des enjeux bien réels quant à leurs flux de travaux. Ces pertes de temps sont souvent ignorées en raison de l’immobilisme (« c’est ainsi que les choses ont toujours été faites ») ou parce que les personnes qui sont en mesure d’apporter des changements ne sont même pas conscientes du problème.

Puisque ce terme ne signifie pas la même chose pour tout le monde, discuter de manière abstraite de l’amélioration des flux de travaux peut porter à confusion. Ce peut être aussi simple que de rationaliser les demandes de congé rémunéré et les comptes de frais, ou aussi complexe que d’optimiser un processus de fabrication par chaîne de montage.

Afin d’illustrer comment un flux de travaux inefficace peut être amélioré, nous allons nous concentrer sur un exemple particulier auquel peuvent s’identifier à peu près toutes les entreprises : les comptes créditeurs.

La situation

Examinons le traitement des factures au sein d’une entreprise fictive que nous nommerons Meubles Faux et fils, SARL. En tant que société locale avec trois emplacements dans la région métropolitaine, Faux et fils vend beaucoup de meubles – mais pas au point de ne pas pouvoir gérer manuellement leurs comptes créditeurs.

Toute cette paperasse peut cependant s’avérer très encombrante. Le fils qui gère les finances de l’entreprise s’en occupe quasiment à longueur de journée. Pire encore, il a une tête pour les affaires et il détient un MBA imaginaire, donc tout ce travail administratif lui fait perdre du temps qu’il pourrait consacrer à l’amélioration de la stratégie d’affaires et du résultat financier de l’entreprise.

Le processus actuel

Les finances sont gérées par les services administratifs de l’emplacement principal de l’entreprise, ce qui signifie que tous les documents liés aux comptes créditeurs (factures, reçus de livraison, etc.) des autres emplacements doivent y être transférés. Ce processus a été légèrement modernisé au cours des dernières années – on utilisait auparavant des services de messagerie – mais il est tout de même laborieux. Voici le fonctionnement du processus :

Ce processus gruge-temps augmente également le risque d’erreur humaine et de danger pour la sécurité. Si les employés commettent des erreurs ou remplissent la mauvaise section, le processus doit recommencer du début (en supposant que l’erreur est relevée). Si une copie papier est oubliée à l’imprimante ou qu’un courriel est envoyé au mauvais destinataire, de l’information confidentielle de l’entreprise ou du fournisseur risque d’être exposée.

Le processus idéal

Grâce à une simple solution de comptes créditeurs, Faux et fils pourrait éliminer plusieurs étapes inutiles de son processus. En voici un exemple :

C’est tout. Pas de saisie manuelle. Pas de numérisation, d’impression et de renumérisation. Il suffit de numériser la facture et d’appuyer sur un bouton. Le système est suffisamment intelligent pour identifier et retirer tous les détails pertinents, tels que des noms, des numéros de bon de commande, des dates et de montants d’argent. De là, tout est prêt au traitement, ce qui est accompli en quelques clics.

Si le montant est en dessous d’un certain seuil, le service des finances ne s’en préoccupe pas et le document est approuvé et traité de façon automatique. S’il y a un problème, le service des finances peut en retracer la source afin que la personne responsable puisse s’en occuper. Tout cela se produit sans les délais, les erreurs et les risques potentiels pour la sécurité associés à la saisie manuelle dans le processus initial.

Cerner les lacunes de votre productivité

Il s’agit d’un simple exemple de ce que signifie l’optimisation en termes concrets : cibler un processus répétitif et commun pour le rendre plus efficace – voire automatique. Les difficultés et les solutions peuvent  varier d’une entreprise à l’autre, mais chaque entreprise a l’occasion de s’améliorer.

L’efficacité n’est toutefois pas le seul facteur à considérer : personne n’aime avoir l’impression que leur temps et leur talent sont gaspillés. Il est fort probable que les gens chargés d’accomplir ces tâches les détestent, mais qu’ils ignorent l’existence d’une meilleure façon de faire les choses. La réduction des tâches inutiles peut avoir une incidence importante sur le moral en permettant aux employés de se consacrer au travail pour lequel ils ont été embauchés.

Les plus grandes pertes de temps sont souvent accessoires aux activités principales, ce qui signifie que chaque heure passée à gérer un système administratif frustrant équivaut à une heure gaspillée. Un investissement en temps et en efforts pour identifier et corriger les problèmes liés aux flux de travaux peut s’avérer très payant à long terme.

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