When
Canadian officials are asked to identify their greater frustration
with business travel, the answer is often the same, regardless of
region: travel expense management. These expenses can
be a major source of stress for employees and especially for
mobile employees, such as building inspectors who must
move and bill expenses regularly. Government regulation
on tracking and reimbursing travel expenses
can be very severe and difficult for employees to comply with. These
problems are highlighted when administrations use
obsolete paper-based records management systems.
Regulations
may vary from region to region, but often require employees
to:
- Obtain and maintain the prior written authorization of the expenses they will incur during their travel;
- Keep a detailed inventory of their travel and purchases, including original receipts in good condition for all purchases;
- Photocopy all receipts so that they can keep a copy for their records and deliver the originals to the administration;
- Submit receipts accompanied by a document describing all their movements and distances traveled;
- Write documentation to justify a missing receipt if it has been lost;
- Create a document to justify certain purchases;
- Submit all documentation and claims within a specified time period;
- Se rendre inutilement à l’hôtel de ville simplement pour remettre les formulaires de frais de déplacement.
Ces règlements peuvent constituer
un fardeau pour les employés et des problèmes apparaissent souvent rapidement.
Les systèmes de gestion de dossiers inefficaces ne font que les aggraver. Même
dans des situations idéales – comme les procédures automatisées – la
réglementation peut s’avérer difficile à gérer. Des situations uniques peuvent
toujours se présenter, mais une approche rationalisée donne aux administrations
une chance de s’en tirer. Des situations courantes qui peuvent faire dérailler
la procédure des dépenses incluent:
- Des déplacements imprévus lors des dates de déplacement établies qui vont à l’encontre des délais approuvés;
- Des reçus perdus simplement parce qu’ils ont été égarés;
- Des articles non applicables sur les reçus qui entraînent la confusion de l’évaluateur ou de l’approbateur quant aux articles à rembourser. Cela peut se produire dans un cas aussi simple qu’un travailleur voulant s’acheter un café chez Tim Hortons pendant qu’il fait le plein d’essence;
- Des employés qui oublient de soumettre leurs formulaires de remboursement dans les délais;
- La perte ou l’oubli de formulaires soumis, car ils ont été classés incorrectement;
- La défaillance de l’imprimante qui empêche les employés de créer leur document de remboursement;
- L’absence des évaluateurs, ce qui oblige les employés à se déplacer au bureau à plusieurs reprises afin de soumettre le formulaire;
- Des délais d’approbation excessifs causés par les divers problèmes énumérés ci-dessous.
L’ensemble des
situations précédentes peuvent augmenter le stress des employés, ce qui risque
de nuire considérablement à la productivité et d’entraîner des pertes
d’efficacité. Prenons un exemple où un employé dépose une demande de
remboursement pour 10 $ de frais de déplacement. L’employé doit bien
conserver le reçu original, imprimer et remplir le formulaire, joindre le reçu
et se rendre à l’hôtel de ville pour soumettre le tout. Si la personne
compétente est absente à ce moment-là, il doit attendre que la personne arrive,
ou bien revenir le lendemain. La personne qui étudie la demande doit ensuite
vérifier toute la documentation afin de s’assurer que tout est conforme et si
ce n’est pas le cas, elle doit communiquer avec l’employé afin qu’il revienne
pour apporter les corrections nécessaires. Enfin, l’évaluateur saisit la
demande de remboursement et les fonds sont libérés jusqu’à deux semaines plus
tard. Si l’on tient compte du temps consacré par l’employé à suivre la
procédure, le tout finit par coûter à l’administration beaucoup plus que les
frais de remboursement de 10 $. Lorsqu’on envisage ce cas à une plus
grande échelle, il pourrait engendrer des coûts importants pour les
administrations. Des procédures inefficaces comme celles-ci peuvent même
entraîner une augmentation des taux de roulement du personnel si les employés
deviennent suffisamment irrités.
Heureusement, Ricoh
peut atténuer ces problèmes par la mise en œuvre de notre solution GCE de
Laserfiche. Nous connaissons bien la réglementation des administrations
canadiennes relative aux frais de déplacement. Nos systèmes peuvent s’adapter à
ces règlements, qui sont présents sous diverses formes dans chaque province et
territoire. Nos solutions simplifient considérablement la procédure de
remboursement des dépenses en permettant:
- La numérisation des reçus par les employés dans un répertoire électronique sécurisé directement de leur téléphone mobile à mesure qu’ils les obtiennent;
- L’indication simple des lieux de départ et d’arrivée par les employés et la génération des cartes Google correspondantes qui affichent la distance parcourue;
- La discussion de tout problème avec le formulaire par l’évaluateur et l’employé à l’aide d’un système sécurisé en ligne – ce qui signifie qu’aucun d’entre eux n’a besoin de se pointer au bureau pour le faire.
- L’affichage de la date de soumission de chaque demande et l’avertissement automatique de l’évaluateur si le formulaire n’a pas été approuvé après un certain temps;
-
- La mise en place d’une procédure d’affaires automatisée axée sur les avertissements, telle qu’illustrée ci-dessous:
La
mise en place de ce système garantira que les inquiétudes quant aux frais de
déplacement deviendront chose du passé. Les employés n’auront plus besoin de
bricoler des formulaires en y agrafant des reçus et en espérant ne rien avoir
oublié.
Ricoh’s innovative solutions can help your municipality save time and money. Visit our website.
|
