Your administration
has decided to scan its files, but it does not know how to do it.
It could consider several scanning software accessible
online. These tools may seem like a good solution because of the small
initial investment. However, with these tools, organizations
themselves need to digitize information. For an administration that can have
tens of thousands of files, the process would be costly in terms of money
and time for several employees. The scanning process can
also lead to other problems, including:

Disturbing other employees when scanning is done
office. Workers get used to the routine of their office and
attach themselves to it. The introduction of new procedures and new people
may seriously hinder their productivity.

  • Records are digitized and stored without organization or structure –
    resulting in the same kind of mess that digitization of information
    is supposed to avoid.
  • Software that is not compatible with various
    operating systems , which means that only certain workers have access to the
    documentation.
  • A lot of time spent digitizing files, the
    amount of which can vary from hundreds to tens of thousands. Digitization
    is a time-consuming process that affects other important tasks that
    public servants must perform on a daily basis.
  • The quality of the scanned documents is poor. Digitizers in an
    administration are often out of date and unable to produce
    high quality documents that facilitate querying and retrieval.
  • Inexperienced people who digitize and save
    files in an unsafe manner – which may result in non-compliance with
    provincial or federal laws. These violations can be very
    costly.
  • Des projets qui restent bloqués à mi-chemin lorsque les travailleurs ont
    des tâches plus pressantes – cela pourrait empêcher l’accès à ces documents
    pour les autres employés.

Ces difficultés sont
bien réelles, mais elles ne signifient pas que votre administration doit
abandonner tout espoir d’un bureau moderne numérique. Ricoh dispose d’une
équipe de travailleurs expérimentés en gestion de documents qui connaissent
bien les dossiers et les règlements des administrations et qui peuvent se
charger du processus hors site. Ricoh pourra :

  • Numériser des documents rapidement, car nous savons à quel point l’accès
    à l’information est essentiel pour les administrations locales. Nous pouvons
    augmenter le nombre de travailleurs affectés au projet si les fichiers sont
    attendus de toute urgence.
  • Offrir des spécialistes de numérisation expérimentés et compétents qui
    sauront employer les procédures de numérisation les plus efficaces.
  • Garantir que l’information est stockée de façon sécuritaire selon des
    normes de désignation et de structure courantes et intuitives.
  • Permettre l’accès à l’information à partir des appareils mobiles afin
    d’améliorer la productivité des travailleurs à distance.
  • Ajouter des exigences de conformité directement au système afin de
    prévenir la suppression de fichiers qui doivent respecter des exigences de
    conservation.
  • Réaliser le processus de numérisation sur site ou hors site selon votre
    préférence. La numérisation hors site assure que les fonctionnaires ne seront
    pas dérangés.
  • Intégrer notre solution aux logiciels et au matériel existant afin de
    faciliter l’accès aux dossiers à partir d’autres systèmes actuellement en
    place.
  • Offrir une vaste gamme de solutions de gestion de contenu d’entreprise
    et de gestion de contenu de documents si des fonctionnalités supplémentaires
    s’avèrent nécessaires.

 

We are a
market leader in this field and we will provide simple,
secure and fast solutions to meet the needs of your administration.
Let us manage the digitization process so that employees can
focus on their tasks and create a better
administration for voters.

 

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