L’informatisation : pratiques exemplaires

The dematerialization of documents may involve difficulties. Once
a cost-benefit analysis has been established that the adoption
of an e-solution results in increased productivity,
efficiency and efficiencies, there is still room for improvement. challenges to be
met. However, your local administration must not back down. It can be
computerized without hurry by adopting the best practices listed
in our list. We have helped more than 100
local governments in Canada to
reduce the amount of paperwork, and we know the secrets of the
trade. Whenever a change is made in an institution,
especially in an institution that has long existed as a
local government, it is difficult. Employees are at the root of the problems that
administrations routinely encounter.

• The fear of being replaced by computers and losing their
  jobs. This factor may encourage some employees (~ 5%) to
  deliberately sabotage the transition to have an abortion, but most employees
  will simply be flat.
• Attempts to return to the good old way of proceeding. This
  is usually about a quarter of employees. This is sometimes very
  dangerous because even users who appreciate the new system
  may return to the old system if they observe their colleagues
  doing so.
• Employees who do not know how to work with the new
  system and are too embarrassed to ask for help. One can find oneself
  in a vicious circle because the employee concerned, more and more destitute,
  is even more hesitant to ask for help.
• Employees who say that the transition will be too long due to
  the large number of files stored in many municipalities. These
  are often employees who have been working with paper documents for a
  long time.
• Employees who worry that the process will cost too much
  and monopolize some of the budget at the expense of other
  important projects . This is particularly true in municipalities with
  cash flow problems.
• Employees who fear that a service has the last word and that it
  may create a project that will not suit them. This is particularly a
  problem for small services that do not want to be jostled.

En outre, certaines administrations locales  doivent faire face à des problèmes causés par
les logiciels qu’ils choisissent. Si elles optent pour les mauvais logiciels,
elles risquent d’être confrontées à une foule de problèmes :

• Des services d’assistance technique inefficaces ou l’absence de ce genre
  de services lorsque les problèmes surgissent (d’où le détournement de
  précieuses ressources liées à la TI mises à contribution pour régler ces
  problèmes). Pour cette raison, il se peut que d’autres tâches importantes
  soient délaissées.

• L’incompatibilité avec différentes plates-formes et avec des logiciels
  ou du matériel qui existent. Pour cette raison, la productivité et l’efficacité
  risquent de diminuer considérablement.

• Des défaillances fréquentes qui risquent d’entraîner la perte de travaux
  importants. Cette situation est non seulement frustrante, mais elle peut
  également se solder par des pertes d’argent et de temps.

• Des mesures de sécurité inefficaces de sorte que votre administration
  risque d’être la proie de cyberattaques et de perdre des données. Les
  cyberattaques, internes et externes, représentent une menace croissante
  aujourd’hui, et les administrations locales  doivent demeurer vigilantes.

Manque d’évolutivité. Les solutions de gestion des cas sont souvent
conçues pour de petites organisations, de sorte que les administrations en
plein essor risquent de faire face à des problèmes. Ces problèmes représentent
des défis, mais il est possible de les résoudre en adoptant des pratiques exemplaires
comme les suivantes :

• En démontrant aux employés comment le nouveau système leur facilitera la
  vie au lieu de la leur compliquer. Les employés doivent être convaincus que le
  nouveau système sera meilleur pour eux.

• En mettant en place une approche descendante dans l’organisation sans
  quoi les employés ne modifieront pas leur comportement s’ils s’aperçoivent que
  leurs supérieurs continuent d’utiliser l’ancien système.

• En donnant aux employés de la formation sur la façon d’utiliser le
  système et en leur offrant des occasions d’obtenir une réponse aux questions
  qu’ils  se posent dans un milieu sans le
  moindre jugement. C’est très important pour convaincre les gens afin qu’ils
  puissent constater que le nouveau système n’est pas aussi compliqué qu’ils le
  croient.

• En désignant un représentant dans chaque service qui sera chargé de
  s’adresser au service de la TI pour que les gens se sentent écoutés et qu’ils
  se rendent compte que le nouveau système répond à leurs besoins. De cette
  façon, aucun service ne se sent négligé, et la solution est à l’avantage de tout
  le monde.

• En investissant dans une société professionnelle comme Ricoh, qui a de
  l’expérience dans le secteur des administrations locales , connaît bien les
  règlements municipaux et se sert d’une technologie à jour pour offrir un
  service d’assistance élaboré.

• En adoptant des technologies grâce auxquelles les employés peuvent
  travailler à distance de leur téléphone. Ce faisant, la société incite davantage
  les employés à faire face au changement parce qu’il leur laisse plus de
  latitude.

• En encourageant un véritable changement dans les processus de réflexion
  (Faut-il vraiment imprimer ce document?). On peut le faire en partageant des
  articles ou en organisant des discussions sur l’importance de la durabilité et
  de la conscience écologique;

• En formant un comité (composé de représentants de tous les services),
  qui se réunit périodiquement pour formuler des commentaires sur les difficultés
  avec lesquelles ils sont aux prises en utilisant le nouveau système et qui
  présente des histoires de réussite (pour préserver le moral). Par exemple, un
  problème qui bloque un service peut avoir déjà été réglé par un autre service. Cette
  pratique contribue non seulement à optimiser le système, mais à renforcer la
  cohésion entre les employés de façon générale.

• En effectuant périodiquement un examen général des pratiques
  administratives afin de vérifier si la gestion du contenu d’entreprise (GCE)
  pourrait être plus utile.

By adopting these best
practices, you are helping a lot to have a more
productive, efficient and happy staff!