It is not yesterday that experts say that stress is dangerous for health and can reduce the life expectancy of an individual. Since organizations and local governments are groups of individuals, their efficiency can be undermined by it. Unfortunately, local government employees are increasingly affected by stress because of unproductive procedures that increase their workload and slow them down.

Research conducted in British Columbia with people working in the local government revealed that almost half of the employees thought they could not manage their workload and stress. And this is not a unique case, other research reports similar situations. Or, stress can have serious consequences on productivity. A report from Statistics Canada, which analyzes in detail the loss of productivity caused by stress, mentions the effects: absenteeism, decreased productivity, disability claims, and so on. Total losses for all organizations would be in the billions of dollars.

Stress can be the result of ineffective procedures that force employees to: 

 
  • Go outside the office to search for and retrieve documents, a time-consuming task that undermines employee morale. Most people hate having to search for documents in a dark basement.
 
    • dealing with citizens who are unhappy with the response times of the administration, which is as unpleasant for employees as it is for citizens.

    • give up working on their personal computer or laptop. They must then go to the office to accomplish simple tasks that could have been done remotely, a waste of time and resources that increases the risk of a road accident.

    • parcourir les bureaux pour recueillir les signatures de personnes qui travaillent parfois dans d’autres services. Cette méthode n’est pas seulement chronophage; elle est aussi infructueuse parce que tout le monde n’est pas toujours au bureau en même temps. Lorsque certaines signatures ont été oubliées, le processus devient non seulement contre-productif, mais sans effet.

    • entrer des données manuellement à partir de documents papier incomplets ou endommagés. Cette saisie de données peut se révéler extrêmement fastidieuse et ardue pour peu que les documents soient illisibles. De plus, il arrive souvent que les données soient utilisées à une fin précise, puis jetées. De la sorte, si elles sont de nouveau requises, il faudra recommencer l’exercice du début. Les interprétations peuvent également varier selon les individus; lorsqu’un mot semble signifier « texte » pour l’un et « test » pour l’autre, cela peut entraîner de la confusion, voire des conséquences juridiques graves.

 

Bien qu’il soit difficile à traiter, le stress engendré chez les employés qui ont à gérer des documents et de l’information ne doit pas être pris à la légère. Sachez que Ricoh peut vous aider.

 
Ricoh travaille auprès des municipalités du pays depuis plus d’une décennie maintenant. Nous connaissons bien les défis auxquels les employés des administrations locales sont confrontés. Nos solutions sont taillées sur mesure pour satisfaire vos besoins et ceux de vos électeurs. Nous pouvons :
 
  • numériser vos documents papier et les placer dans un référentiel électronique sécurisé installé sur place ou hébergé dans le nuage de sorte que leur recherche et leur récupération ne prennent que quelques secondes. Résultat : vos employés peuvent consacrer leur temps à des tâches moins fastidieuses et être plus disponibles pour servir la population.

  • concevoir un processus de travail automatisé dans lequel des tâches complexes comme la gestion des factures, des frais de déplacement et des permis de construire peuvent être accomplies plus rapidement. Nous sommes conscients qu’il n’y a pas une ville, un village une municipalité semblable, aussi créons-nous la solution qui convient à votre administration.

  • concevoir un système de notification centré sur le citoyen pour les demandes d’accès à l’information, grâce auquel il peut envoyer une demande en ligne et être informé sur son traitement à chaque étape du processus. Non seulement cette solution facilite-t-elle la vie de vos employés et du citoyen, mais elle risque de s’avérer excellente pour l’image de votre administration.

  • appliquer nos solutions en se servant des logiciels et du matériel informatique que vous utilisez déjà de façon à assurer une transition harmonieuse. Nous fournissons également tout le soutien souhaité pour nos outils.

  • mettre un système sécurisé en place permettant aux employés d’avoir accès à des données essentielles et de les imprimer sur leurs appareils mobiles sans courir de danger. Avec la prolifération des menaces de fuites de données et de cyberattaques, la sécurité sur Internet est plus que jamais à l’ordre du jour. Nos solutions sont conçues afin que votre service de TI n’ait pas à s’inquiéter de la sécurité.

 

With Ricoh’s award-winning, award-winning solutions, local governments help reduce the stress of their employees, fostering a more appropriate and productive work environment. Visit our website for more information.