Ricoh is our own story of success in executing expense processing:

 

We have experience and knowledge in creating effective financial procedures that we can implement for the benefit of your local government to bring them significant savings. 
 
The issue of accounts payable often comes down to a list of bills that are paid by the municipality. The actual cost of billing is rarely evaluated. Such costs may include, but are not limited to, time spent by employees at each stage of the process, the possibility of confusion and loss of records, the potential overpayment of an invoice, missed opportunity opportunities, or penalties imposed by employees. late payments, correction of data entry errors and downstream impacts, and filing and retrieval of documents. Accounts payable also have a material cost: aspects such as storage and filing space should be considered when assessing the effectiveness of paper records. A review of procedures should also include the possibility of using inappropriate tools to correct the situation. Some teams choose to implement case management software to try to make up for the losses. However, this solution can easily damage the content and obscure the discovery of any information that relates to the overall situation.
 

Les municipalités qui dépendent encore d’un traitement des CC manuel à base de papier doivent passer par plusieurs longues étapes, incluant:

 

 

La réception des factures par la poste;

L’ouverture, le tri et la livraison du courrier;

Le classement, le tri et le rangement des documents;

La communication avec d’autres services:

  • numérisation / courriel;
  • télécopie;
  • courrier interne;

La correspondance manuelle des bons de commande et possiblement des chèques:

  • trie, entrée de données, copie, ou création de références;
  • exceptions – demandent d’autre communication avec les fournisseurs ou les services.

La conservation des documents;

Des procédures incohérentes (une approbation peut parfois être communiquée par téléphone, en personne et par courriel);

Des instructions importantes : des commentaires sur des papillons adhésifs, au verso de pages, dans les marges.

 

À chaque étape du processus, il existe la possibilité d’égarer, d’endommager ou de retarder la facturation,
mais surtout, chacune des étapes est criblée de petits coûts qui font augmenter la valeur totale de la facture. Le coût total associé au traitement d’une facture peut parfois s’avérer démesuré par rapport au montant de la facture
elle-même. Imaginez une facture de 10 $ pour des fournitures de bureau. Lorsque vous y ajoutez le temps consacré par le personnel et les ressources nécessaires pour payer le total, vous augmentez les coûts au-delà de ce qui est nécessaire. Imaginez ce même scénario pour une organisation qui peut traiter des centaines ou des milliers de factures par année – les coûts cumulés sont
considérables.


Il existe sur le marché des solutions pour aider les entreprises à automatiser la facturation. Or, nombre de ces solutions ne conviennent pas aux besoins uniques d’une municipalité. Des questions telles que la ransparence, la conformité et la conservation doivent être abordées en raison des besoins particuliers des organisations publiques. Depuis plus de dix ans, Ricoh conçoit des solutions de facturation automatisée et de flux de travaux financiers pour des municipalités. Un exemple typique du traitement de factures automatisé est
présenté ci-dessous.

 

Les procédures sont automatisées autant que possible pour améliorer l’efficience, réduire les erreurs et augmenter la visibilité pour l’ensemble de l’organisation. Dans ce modèle de flux de travaux, seuls les éléments affichés en orange nécessitent l’intervention du personnel. Les procédures ont également été conçues avec un souci maximal d’efficience dans la mesure du possible.

 

Ce flux de travaux peut aussi accueillir plusieurs autres fonctions, notamment: 

Quand un flux de travaux amélioré peut économiser des dizaines de minutes par facture – à quoi cela correspond-il lorsque vous traitez des centaines ou des milliers de factures? Les économies globales et la valeur accrue engendrées par ce flux de travaux peuvent s’avérer ahurissantes.

 

 

Ricoh strives to help your municipality create productive and profitable workflows. Visit our website for more information.