The word “efficiency” is
now synonymous with economy, but there are also other resources that
your local government must be able to optimize.

 

 

When a local government assesses its efficiency, several questions need to be addressed

 

 

 

 

 Money:

 
    • Are we making full use of our money?  

 

    • Do we favor short-term benefits over long-term value?

 

    • Are we investing in solutions that will provide long-term savings?

 

    • Exploitons-nous nos capacités au maximum afin de permettre l’optimisation future de nos procédures, ou sommes-nous en train de nous renfermer dans nos systèmes existants, ou pire encore, de créer de tout nouveaux cloisonnements?

 

 

 

 

 

 Temps:

 
    • Gérons-nous notre temps de façon efficace?

 

    • Mettons-nous en place des systèmes qui permettent à nos employés de faire bon usage de leur temps?

 

    • Pouvons-nous rationaliser des procédures pour gagner du temps?

 

    • Pouvons-nous automatiser des procédures pour alléger la pression du temps?

 

 

 

 

 

 Ressources:

 
    • Quelles sont nos ressources uniques, et comment les utilisons-nous?

 

    • Par exemple, pouvons-nous employer l’équipement de déneigement en été pour réaliser d’autres projets d’entretien?

 

    • De quelles ressources pouvons-nous optimiser l’exploitation?

 

    • Disposons-nous des procédures nécessaires pour minimiser la diminution de ces ressources?

 

 

 

 

 

 

 Occasions:

 
    • Sommes-nous disposés à tirer profit de nouvelles occasions lorsqu’elles se présentent?

 

    • Que faisons-nous pour profiter le plus possible des occasions qui ont été identifiées?

 

    • Comment cernons-nous de nouvelles occasions?

 

    • Acquérons-nous un meilleur aperçu de notre gouvernance?

 

 

 

 

 

 Information:

 
    • Disposons-nous de systèmes qui nous permettent de mettre à profit l’information que nous recueillons?

 

    • L’information est-elle classée de manière à ce qu’elle soit accessible aux analystes?

 

    • Profitons-nous de l’information que nous possédons actuellement?

 

    • Quelles sont les occasions de recueillir de nouvelles informations?

 

 

 

Ricoh est un chef de file du marché des innovations de bureau depuis près d’un siècle. L’efficience est essentielle pour demeurer concurrentiel dans les marchés libres du secteur privé. Les administrations locales et les institutions publiques ont l’occasion de profiter de ce fait en adoptant les procédures qui ont été perfectionnées dans le secteur privé.

 

L’expertise de Ricoh a spécialement adapté nombre de ces procédures aux besoins et aux intérêts uniques du secteur public. Ricoh est actuellement un chef de file au Canada, ayant mis en œuvre des solutions pour bon nombre de municipalités et de gouvernements partout au pays. Ces efficiences s’étendent à plusieurs services et diverses procédures. Examinons un exemple simple qui concerne les ressources humaines.

 

 

 

 

L’une des principales fonctions d’un service des ressources humaines efficient est de maximiser le niveau de formation des nouveaux employés afin qu’ils puissent atteindre une plus grande productivité en moins de temps.

 

Un plan de formation bien documenté peut s’avérer crucial pour accroître l’efficience et pour maximiser l’argent ainsi que d’autres ressources.

 

À titre d’exemple, imaginons un module de formation qui demande 10 heures de préparation (rassembler la documentation; créer les dossiers, les flux de travaux, etc.). Si ce module de formation est appliqué à 10 employés et qu’il accroît l’efficience de 1 %, cela équivaut à 1 % de 20 000 heures par année = 200 heures.

 

Un investissement de 10 heures = 200 heures d’économies

 

En réalité, des manuels de formation rationalisés créent souvent des gains d’efficience de 5 ou 10 %, voire plus, et peuvent être utilisés par des centaines ou des milliers d’employés au fil des ans.

 

Un système de gestion des dossiers et d’automatisation des procédures qui a été mis en œuvre correctement peut jouer un rôle important dans une telle situation. Ricoh a implanté des systèmes pour gérer les dossiers des RH de plusieurs administrations locales au Canada.

 

En revanche, un module de formation ayant été rangé incorrectement et qui n’est pas accessible en cas de besoin peut transformer cette même procédure en coût négatif pour la municipalité.

 

But there are also other benefits to training. Procedures are often followed in a particular way for a long time without being updated. If the files are easily accessible, the procedure can be updated regularly. Training may even become unnecessary if a procedure can be automated, optimized, or eliminated. New methods are often discovered during training and records can be updated immediately.

 

 

 

 

This is just one example of how Ricoh can help municipalities improve the efficiency of their daily procedures. Click here to find out how we can help your organization.

 

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