Human Resources: Protecting Privacy in a Public Institution
Human Resources: Protecting Privacy in a Public Institution

Human resources are by far
the most important resource of an organization. It’s the same thing
for municipalities. Having the right people in the right positions is the key
to keeping your municipality running smoothly. 

 

 

To ensure
this need is met, you need a
robust human resources team with access to the records they need in a straightforward and
straightforward manner.

 

 

Typical HR records for a municipality could include:

 

 

 

 

 

Recruitment stage

 
    • Posting of posts;

 

    • Correspondence;

 

    • Applications / CV;

 

    • Notes from interviews

 

    • Background check;

 

    • References.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hiring stage

 

General Information

 

    • Contact information;

 

 

    • Employment contract

 

 

    • Job Description, Changes and Promotions;

 

 

    • Correspondence

 

 

 

 

Payroll information

 

    • Attendance record;

 

 

    • Canceled checks;

 

 

    • Tax Forms

 

 

    • Configuration of new employees

 

 

 

 

 

Orientation

 

    • Mandatory and optional orientation;

 

    • Acceptance forms and employee agreements;

 

    • IT and office access;

 

    • Procurement of devices and work-related items;

 

    • Guide et reconnaissances.

 

 

 

Information médicale

    • Notes de médecins;

 

    • Demandes d’invalidité de courte durée et de longue durée;

 

    • Congés médicaux;

 

    • Inscription et demandes de règlements des avantages sociaux fédéraux et collectifs;

 

    • Tests de dépistage de drogues.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cessation

 
    • Préavis;

 

    • Entrevues de départ;

 

    • Correspondance;

 

    • Relevé d’emploi;

 

    • Documentation juridique.

 

 

 

 

 

De plus, les dossiers sauvegardés
par les RH doivent respecter une série de règles rigoureuses afin d’être
conformes aux lois. Par exemple,

 

 

 

    • En général, les fichiers liés au recrutement ont différentes
      exigences de rétention que celles liées aux gens embauchés

 

    • Les fichiers comprenant de l’information médicale ont différentes
      exigences de traitement que les fichiers d’employés généraux

 

 

 

 

La conformité des dossiers varie
également d’une province à l’autre, les exigences liées aux mesures
disciplinaires varient d’un service à l’autre, et l’interprétation du respect
de la conformité peut également varier d’une organisation à l’autre. Mais dans
tous les cas, on doit démontrer la conformité ou, à tout le moins, des efforts
de diligence raisonnables pour atteindre la conformité.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ces divers besoins ont généralement été respectés en suivant des procédures pénibles impliquant des classeurs verrouillés, du stockage hors site et la duplication des dossiers. De plus, le personnel passe de nombreuses heures à ne gérer rien de plus que la sécurité et la conformité de la tenue des registres. Ces heures pourraient être passées sur d’autres activités qui pourraient faire bénéficier davantage la communauté. Cette procédure devient encombrante et impossible à gérer, et ce, même si la municipalité à très peu d’employés. À toutes les étapes de la procédure, il y a possibilité d’erreurs de classement, de perte ou de dommage des dossiers papier. Ces erreurs pourraient insinuer un manque de crédibilité de la part de l’administration parmi les citoyens, ainsi que la reprise de travaux couteux ou des conséquences juridiques.

 

 

 

 

Ricoh has worked with local governments across Canada to implement electronic records management that meets or exceeds compliance issues while freeing up the physical space and time required for employees to manage them. This allows local governments to reallocate resources more appropriately for the benefit of its citizens.

 

 

 

 

 

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