The
ideal system in a local government provides the right documents to the right
people at the right time. This is a simple concept whose details
can even undermine the best management. 

 

Let’s look at a simplified local government where we consider the four main services that produce and use the majority of generated documents. The way in which specific local governments organize their services may vary, but all administrations must fulfill the essential functions offered by these services. 

 

 

finances

 

  • invoices;
  • Batch change lists
  • Check lists ; 
  • Reimbursement of expenses
  • Sales cards;
  • Application forms;
  • Tax invoices;
  • Readings of water meters;
  • Pay;
  • Supply.
finances

 

Many records created by the Finance Department are an integral part of budgetary and planning considerations and must be secure and easy to access. Local governments must balance these two conflicting interests by implementing a system with the right controls in place.

 

Human ressources

The Human Resources Service is one of the services producing and using the largest number of documents related to procedures such as:

 

Documents with high content of files

 

  • Personal files;
  • Attendance sheets;
  • Social advantages;
  • Payroll service;
  • Recruitment;
  • Employee contracts;
  • Health and security;
  • volunteers;
  • Contrats;
  • Formation;
  • Embauches;
  • Cessations.

Il doit également traiter et stocker
de l’information confidentielle comme:

 

  • Coordonnées personnelles;
  • Information médicale;
  • Évaluations du rendement des employés;
  • Plaintes et problèmes interpersonnels.

Travaux Publics

Les dossiers générés par les
services tels que celui des Travaux publics tombent souvent dans différentes
catégories (les noms exacts peuvent varier), y compris, sans s’y limiter:

 

 

  • Fichiers de subdivision;
  • Aqueduc et égouts;
  • Devis et soumissions;
  • Permis;
  • Enregistrement et mise hors service de véhicules;
  • Rapports d’essence et de kilométrage;
  • Drains;
  • Conception et ingénierie des routes.
Premiers points de contact
Il pourrait être important que ces
dossiers soient accessibles au public en temps opportun. Étant donné qu’il
s’agit souvent de l’un des premiers points de contact (généralement au moyen de
permis et de dossiers publics) entre la municipalité et ses citoyens, il est
important de pouvoir facilement trouver et distribuer ces dossiers. Dans un
monde de plus en plus numérique, les citoyens demandent souvent l’accès à ces
dossiers en ligne.
 

Administration

L’administration, par sa nature
même, dépend des dossiers. La majorité des dossiers émis par le Service d’administration
sont liés au public comme:

 

Problèmes du service d’administration

 

  • Règlements et exécution;
  • Ordres du jour et procès-verbaux du conseil et des comités;
  • En privé;
  • Résolutions;
  • Licences;
  • Demandes d’accès à l’information.
 

De plus, ils doivent pouvoir traiter des documents internes tels que :

  • Documentation de conformité;
  • Documentation confidentielle appuyant la prise de décisions.

 

Bien qu’il y ait de nombreux
systèmes conçus pour traiter ce type de dossier, il est important que les
systèmes soient conçus de façon à ce que les dossiers puissent être déplacés
sans heurts entre les services, sans introduire de silos ou perdre du contexte
à l’échelle de l’organisation. 

 

Dans de nombreux projets, plusieurs
ou tous les services pourraient devoir travailler avec les mêmes documents ou
des documents connexes.  

 

Envisagez un scénario potentiel dans
une municipalité, comme la réparation des routes.

 

  • Le Service des travaux publics commence une étude, y compris l’évaluation de tous les fichiers de propriétés touchés par le projet;
  • Le bureau du greffier émet un avis et une consultation publique et sollicite la rétroaction du public;
  • Une évaluation environnementale est effectuée et examinée;
  • Présentation au conseil ou au comité des travaux aux fins d’approbation et mises à jour périodiques;
  • L’approvisionnement approuve et émet les contrats nécessaires;
  • Les ressources humaines pourraient devoir embaucher quelqu’un pour s’occuper du projet;
  • Le Service des finances appuie l’allocation du budget et le financement afin de payer pour la construction.

Dans le scénario idéal, il y a des systèmes
et des flux de travaux en place pour faire en sorte que les fonctions soient
transparentes à l’échelle des services, qu’ils aient un contexte d’affaires
plus traditionnel ou font partie d’une série plus officielle de dossiers gérés,
ou de plus en plus souvent, les deux! Une fois mises en œuvre de façon
appropriée, de nombreuses procédures peuvent être déclenchées automatiquement, sans
plans de formation existants compliqués ou mesures qui pourraient introduire
des risques.

 

Un certain nombre de flux de travaux
typiques pourrait inclure:

 

  • Le Service des travaux publics identifie un besoin;
  • Un flux de travaux est déclenché pour demander l’approbation du budget:
    • Le conseil ou le comité se rencontre pour discuter de la demande;
    • Le conseil approuve ou rejette la demande;
    • Board approves or rejects it;
    • L’approbation déclenche un autre flux de travaux à l’approvisionnement.
  • L’approvisionnement génère un appel d’offres:
    • Les réponses sont automatiquement détaillées;
    • Des flux de travaux automatiques analysent les propositions pour faire en sorte qu’ils soient conformes. Une fois l’échéancier passé, les documents de conformité sont distribués facilement.
  • Le choix de fournisseur se fait:
    • Les finances ont un flux de travaux pour automatiser la configuration de fournisseurs;
    • Des flux d’approvisionnement existent pour faire en sorte que les fournisseurs puissent être payés de façon transparente;
    • Un flux de signature existe permettant à la direction de signer le contrat et de relâcher le paiement.

 

Les flux de travaux Ricoh sont conçus pour être agiles et interfonctionnels, ainsi que pour éliminer les fardeaux normalement imposés par la documentation traditionnelle ou certaines configurations de gestion de cas à court terme permettant ainsi la municipalité de possiblement économiser temps et argent tout en améliorant la gouvernance.

 

Cet aperçu est conçu pour fournir un court sommaire des systèmes dans une administration locale prototype et des défis qu’elles affrontent lors de la gestion de la documentation. Dans les sections suivantes, nous allons examiner plus profondément les types de flux de travaux que les services individuels peuvent affronter et les scénarios qui démontrent comment Ricoh peut aider à automatiser le processus.

 

Ricoh has worked with more than 100 local governments. Find out how we can help your organization become more efficient.