Building Permits Made Easy
Building Permits Made Easy

The Buildings Department is one
of the services that uses the most resources and generates
many files and documents. It is also a service that requires
many interactions with other services.

Let’s look at building permits as an example of Public Works’ prototype liability.

The main phases of the
typical workflow process are as follows:

 

Request

Pendant le processus de demande, le
demandeur remplit un formulaire papier ou électronique qui est envoyé au Service
des travaux publics. Cela déclenche un flux de travaux comprenant ce qui
suit:

 

    • Vérification des registres fonciers pour faire en sorte que le permis est pour la propriété appropriée, l’emplacement, le zonage, etc.;
    • Confirmation que les frais pertinents sont collectés par les finances;
    • Évaluer si toute la documentation de soutien pour les permis (dessins, plans, rapports d’ingénierie, etc.) a été livrée;
    • Contacter le demandeur pour faire en sorte que les demandes sont remplies correctement.

 

Examen/approbation

Une fois que la demande est remplie,
le processus d’examen et d’approbation commence.

 

    • Chaque service et sous-service impliqué dans l’examen de la documentation reçoit une copie de la documentation générée dans la demande; cela comprend les finances, le zonage, les services juridiques, etc. 
    • Ensuite, le service sauvegarde une copie de ces dossiers. Il devient très facile d’avoir différents services travaillant sur différentes versions ou des versions non approuvées.   
    • Le service en question génère une opinion qui est documentée accompagnée du raisonnement utilisé ou des changements requis à la demande afin d’accorder l’approbation.
    • Des consultations publiques sont souvent requises et impliquent la prise de nombreuses notes pour enregistrer et évaluer les préoccupations des citoyens.
    • Travaux publics compileront tous les commentaires et, s’il y a lieu, ils fourniront une recommandation finale sur l’approbation du permis demandé.
    • S’il y a des lacunes mentionnées dans les opinions, on communiquera avec le demandeur et de la documentation additionnelle sera requise liée aux mesures correctives prises.
    • Ce processus fait souvent l’objet de plusieurs itérations avant que toutes les exigences soient respectées.

 

Génération de permis

Si le projet est approuvé, de la documentation additionnelle pourrait devoir être générée pour gérer la logistique de la construction comme :

 

    • Réponses aux demandes du public
    • Réponses aux demandes des médias
    • Demandes aux services publics (branchement des aqueducs, connexion des égouts, etc.)
    • Collecte de frais
    • Application des lois (stationnement de construction, etc.)
    • Travailler avec d’autres services municipaux si la ville doit faire des accommodations pour le projet (fermeture de routes, nouvelle signalisation, etc.)

Inspection

    • Pendant et après l’achèvement du projet, la propriété sera inspectée pour faire en sorte que toutes les dispositions du permis sont respectées
    • Cela entraînera la production de plus de documentation et une demande d’assainissement pourrait être faite si tout aspect de la construction n’est pas conforme avec le permis accordé
    • Pour ce faire, les documents pertinents (permis, dessins, plans d’ingénierie, etc.) doivent être accessibles par l’inspecteur

 

En examinant les détails, on peut
voir qu’il y a beaucoup de procédures et d’interactions entre plusieurs
services d’une municipalité qui sont requis afin de répondre aux besoins du Service
des bâtiments.

 

 

Il s’agit
d’un seul exemple des nombreuses procédures gérées par les Travaux publics tous
les jours. Il y a plusieurs copies de dossiers mis à jour et modifiés
régulièrement. Chaque fois qu’un dossier est évalué, il y a occasion de perte,
de dommage, d’erreur de classement ou de risque d’obtenir une version périmée. De
plus, avec autant de différents documents, services et rôles impliqués, un
nombre incroyable de délais inutiles peuvent survenir, ce qui entraîne la
hausse des coûts et un impact négatif sur les citoyens et développeurs, en plus
de la perte de crédibilité possible en raison d’erreurs.

 

Afin
d’être conformes, même les petites municipalités devront traiter un volume
élevé de dossiers pour accomplir cette simple tâche. Dans un monde de plus en
plus numérique, les citoyens et constructeurs exigent également un accès rapide
à ces dossiers en ligne, ou l’utilisation dans le cadre d’un processus global
pouvant impliquer d’autres demandes ou services.

Ricoh a mis
en place divers systèmes de gestion de dossiers et d’automatisation des
procédures à des douzaines de municipalités à l’échelle du pays. Une approche
axée sur les dossiers pour la mise en œuvre, tout en représentant les
compétences des services actifs, facilite la tâche et rend plus efficace la
gestion des procédures dans une fraction du temps comparativement au temps
qu’il fallait avant. Cela entraîne souvent l’élimination du besoin de
reproduction et de documents papier au complet. Encore plus attrayante, l’approche
peut être exploitée par plus d’un ou deux services afin de fournir la
réutilisation automatisée, une hausse de la sensibilisation, la connectivité
des processus et la conformité générale justifiable. 

Ricoh has experience in managing documents and creating efficient workflows for municipalities. Visit our website for more information.