5 things to consider before smashing your office printer
La démolition rituelle d’une imprimante de bureau est redevenue un passe-temps à la mode chez certains spécialistes de l’information, selon un article paru récemment dans le Wall Street Journal. Ce rituel, inspiré d’une scène tirée du film « 35 heures, c’est déjà trop » (Office Space), tourné en 1999, est repris par des cols blancs aux États-Unis et au Canada qui expriment leurs frustrations à l’égard de l’appareil fautif en se servant d’outils variés, comme des bâtons de baseball et des tuyaux, parfois de leurs pieds.
Il ne fait aucun doute que l’omniprésente imprimante de bureau peut horripiler même le travailleur le plus patient et très bien élevé, en raison des bourrages papier, des fuites d’encre en poudre et des messages d’erreur obscurs sur diverses défaillances. Mais si, dans le feu de l’action, vous avez envie de faire vous-même justice à votre imprimante, abstenez-vous en pour le moment en réfléchissant à ses qualités qui la rachètent. L’Accusée (l’imprimante) a certaines utilités auxquelles vous n’avez peut-être pas songé, des utilités qui pourraient justifier le report de son exécution et même vous persuader de lui donner une chance de faire ses preuves.

Plus un ordinateur qu’une imprimante.

Pour les débutants, les imprimantes de bureau de la génération moderne sont beaucoup plus efficaces que l’imprimante-télécopieur rétro de 1999, qui a mordu la poussière dans le film « 35 heures, c’est déjà trop ». Comme l’a déjà fait remarquer la Commission fédérale du Commerce aux États-Unis, les imprimantes multifonctions réseau (MFP) renferment des disques durs, des micrologiciels intégrés et des connexions réseau, de sorte qu’elles fonctionnent (effectivement) comme des ordinateurs personnels.

C’est bien, pensez-vous, mon imprimante ne fait pas qu’imprimer des documents. Mais parmi ses réalisations, quelles sont celles qui ont réellement de la valeur pour moi? Voici cinq fonctions souvent négligées, mais très efficaces, qui peuvent représenter un avantage direct pour vous et vos collègues.

Numériser des documents

Les documents qui n’existent qu’en version papier hypothèquent lourdement votre productivité ainsi que celle de votre groupe de travail et de votre organisation. Chaque fois que quelqu’un saisit des données, retape des commentaires rédigés à la main provenant de documents existants ou effectue laborieusement des recherches en consultant des dossiers papier, l’efficacité et la précision en souffrent (cela va sans dire). La fonction de numérisation intégrée dans les MFP d’aujourd’hui vous permet de saisir le contenu des documents papier pour le transformer en fichiers électroniques qui peuvent être directement envoyés par courriel vers votre ordinateur de bureau ou le système de gestion de documents, à un fournisseur de services de stockage en nuage, au responsable des processus administratifs ou à des collègues.

Utiliser le format PDF pour les flux de travaux qui fonctionnent mieux

Beaucoup de fichiers électroniques créés à l’aide de l’option de numérisation sont en format PDF. Les fichiers en format PDF sont essentiels pour le travail collaboratif sur des documents, parce que ce format est compatible avec différentes plates-formes et divers systèmes d’exploitation. Grâce au logiciel de numérisation qu’il faut (solution intégrée de saisie et de flux de travaux), votre MFP crée des fichiers PDF que vos collègues et vous-même pouvez non seulement visualiser, mais également consulter, éditer, modifier et stocker en toute sécurité dans un dépôt de documents.

Profiter de l’impression mobile

Si vous travaillez à distance, vous savez à quel point il est important de consulter les documents et les fichiers essentiels pendant vos déplacements, à partir de votre téléphone intelligent, de votre tablette ou de votre ordinateur portatif. Mais une fois que vous avez travaillé sur ces documents ou ces fichiers, vous aurez peut-être à les imprimer (il peut s’agir de documents confidentiels) à partir de votre appareil mobile, sur une imprimante réseau pratique. L’option d’impression Follow-You vous donne la possibilité d’utiliser cette imprimante pour vos impressions sur demande, en toute sécurité après vous être identifié.

Protéger vos documents

Les impressions dites « orphelines » peuvent être des documents confidentiels, oubliés dans un plateau, attendant tristement que quelqu’un vienne les ramasser. Ces documents représentent un risque énorme lié à la confidentialité et à la conformité pour vos collègues, vous-même et votre organisation. Heureusement, votre MFP peut mettre en service diverses procédures d’impression fondées sur des règles qui réduisent ces risques … comme l’obligation, pour chaque employé, de s’identifier au moment de ramasser des documents à l’imprimante.

Faire de votre bureau un environnement plus sain

Aujourd’hui, les imprimantes sont évidemment une source de gaspillage et d’inefficacité en milieu de travail si les gens s’en servent machinalement ou seulement par habitude. Il est donc logique que les MFP servent également à diminuer le gaspillage et à favoriser l’utilisation réfléchie des ressources (l’espace, l’électricité, le papier, l’encre en poudre, les pièces, etc.). Aujourd’hui, les imprimantes peuvent jouer un rôle constructif en transformant les documents papier en fichiers électroniques et en mettant en service des procédures d’impression fondées sur des règles.

Avant de mettre votre imprimante au recyclage, examinez-en d’abord les fonctions cachées (et utiles). Joignez-vous à nous à OptimiserVotreTravail.ca pour en apprendre davantage!

 

Découvrez comment les appareils multifonctions peuvent aider votre organisation.