Trois règles à suivre pour protéger vos données personnelles
Dans l’univers virtuel où nous évoluons, les personnes malintentionnées disposent d’une panoplie de moyens pour usurper vos renseignements personnels. C’est pourquoi il est primordial de comprendre l’importance de les protéger.
Au moment de mettre vos renseignements personnels en ligne à l’abri, ne négligez pas le cycle de vie des documents, c’est-à-dire les différents états qu’ils traversent pendant leur passage du format papier au format numérique. Ces points de transition, en particulier lors de la numérisation et de l’impression, exposent vos données.
Les documents destinés aux employeurs, aux banques ou aux fournisseurs peuvent contenir des informations nominatives telles que numéro d’assurance sociale, information sur vos comptes bancaires
et date de naissance. Examinons trois étapes clés dans la vie d’un document et ce qu’il vous faut faire pour atténuer les risques d’usurpation.
Prévenez les fuites de données
Selon les recherches, 73 % des travailleurs du savoir auraient aujourd’hui accès à des systèmes de balayage et à des possibilités de numérisation. Or, pour de nombreuses organisations qui ne gèrent pas leurs données efficacement, l’accès non contrôlé à la numérisation réseau est devenu un véritable cauchemar pour la confidentialité et la protection des données.
Un des dangers qui menacent la confidentialité des renseignements concerne les documents numérisés envoyés par courriel. La fuite de données se produit souvent lorsque quelqu’un peut à la fois avoir un accès non contrôlé à un dispositif de numérisation et à des données sensibles.
Heureusement, il existe des solutions simples pour vous aider à protéger la confidentialité de vos données. Vous pouvez, par exemple, installer des filtres dans les applications de numérisation qui restreignent l’accès aux documents. Les logiciels de filtrage de contenu permettent de rechercher des mots ou des chaînes de caractères spécifiques dans les documents numérisés une fois qu’ils ont été transformés en champ consultable pendant le processus de numérisation.
Des filtres de contenu peuvent notamment être installés pour rechercher les termes « confidentiel » ou « non-divulgation ». Une fois ces termes enregistrés, vous pouvez programmer le logiciel pour qu’il fasse un certain nombre d’actions comme crypter automatiquement le fichier avant l’envoi, le mettre en quarantaine ou le supprimer purement et simplement.
Protégez vos documents contre les accès non autorisés
La plupart des documents numérisés sont stockés sous forme de fichiers PDF. Ces fichiers peuvent s’avérer plus sûrs que des documents papier si vous appliquez certaines mesures de sécurité, en veillant, par exemple, à ce que le PDF ne puisse être ouvert par quelqu’un d’autre que son destinataire. Supposons que vous décidiez d’envoyer un document confidentiel par courriel à un client, mais que vous ignorez s’il est le seul à avoir accès à sa boîte de courrier électronique. Avec un logiciel PDF, vous pouvez programmer un mot de passe afin que le document ne puisse être ouvert sans celui-ci et le transmettre au destinataire par téléphone.
Une autre caractéristique du logiciel PDF concerne le caviardage. Les gens font souvent l’erreur de tenter de dissimuler leurs renseignements personnels, tels que leur numéro d’assurance sociale, au moyen d’un outil de balisage de dessin qui les recouvre d’un rectangle opaque. Cette tentative de caviardage n’est pas efficace, puisque n’importe qui peut, en supprimant le rectangle, lire le texte qui est en dessous.
La seule option sécuritaire consiste à utiliser un des outils de caviardage souvent fournis avec les logiciels PDF. Ces outils ne font pas que masquer le texte ou les images; ils remplacent les zones sélectionnées pixel par pixel en les enduisant de noir pour les rendre illisibles. Note : dans votre gestion électronique de processus habituelle, vous devriez toujours sauvegarder une copie du PDF original pour vos dossiers.
Ne négligez jamais l’importance des copies imprimées
Les documents imprimés sont généralement peu considérés quand il est question de protection de la vie privée. N’étant pas dans un format « consultable», ils sont pourtant difficiles à suivre et il peut être risqué de les stocker. Sans compter l’erreur humaine; le fait que quelqu’un prenne accidentellement le mauvais document dans le plateau de sortie de l’imprimante ou qu’une personne mal intentionnée fasse circuler des copies d’un document confidentiel à l’extérieur de l’organisme peut faire autant de dommages qu’un pirate ou un logiciel malveillant.
Les études indiqueraient que 20 % de toutes les copies imprimées ne sont jamais récupérées par ceux qui en ont demandé l’impression. Un logiciel de gestion d’impression permet de protéger la confidentialité de vos travaux en les conservant dans une file d’attente sécurisée jusqu’à ce que vous en autorisiez l’impression lorsque vous êtes prêt à les récupérer.
Une sortie d’impression protégée vous permet d’imprimer où que vous soyez sur le réseau et de ramasser les copies là où vous êtes, au moment opportun. Non seulement la gestion d’impression élimine-t-elle le risque de laisser des informations sensibles sans surveillance dans un plateau d’imprimante, mais elle encourage aussi les pratiques d’impression durables en réduisant le gaspillage de papier que représentent les photocopies abandonnées.
La protection de la vie privée devrait être une priorité pour vous et votre organisation. Établir dans quelle mesure le contenu d’un document est à risque tout au long de son cycle de vie constitue le premier pas dans la protection des renseignements personnels. Cela fait, vous êtes mieux placé pour prévenir les fuites de données, empêcher les impressions et les accès non autorisés et ainsi protéger vos renseignements personnels contre les intrus.
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